オープンソースのワークフローシステム・グループウェアを比較
まずは、オープンソースのワークフローシステムや、ワークフロー機能を搭載したグループウェアを紹介します。
GroupSession
- 日本企業の商習慣に沿う承認経路や座席表を用意
- テーマ変更やメニュー追加など画面を自由にカスタマイズ
- 無料版・クラウド版・大規模版から導入形態を選択
日本トータルシステム株式会社が提供する無料のグループウェアで、小規模の企業から自治体、大学など、さまざまなジャンルで利用されています。ユーザーの制限がなく、スケジュール・掲示板・施設予約のほかに、稟議機能を搭載しています。簡易的な承認経路設定も可能です。
シラサギ （株式会社ウェブチップス）
- 大規模運用に耐える安定性を持つ。
- 無償で基本機能を使え、低コストで柔軟にカスタマイズ可能。
- 多様なアプリ連携で、多用途プラットフォームとして活用できる。
Exment
株式会社カジトリが提供している、ワークフロー機能を搭載したWebデータベースです。誰が何をするのかを細かく設定でき、経費申請などに応用可能です。オープンソースですが、定期的にアップデートがされており、マニュアルも整備されているので安心でしょう。
Activiti
Alfresco社が提供しており、Javaで実装されています。ビジネスプロセスをグラフィカルに描画し、ワークフローの自動化が可能です。Google Driveといったオンラインストレージと連携できます。
Tec STORK.
テック情報株式会社のグループウェアで、会計システムや人事給与システムと連携でき、機能の追加・拡張も可能です。ワークフロー以外にも、スケジュール・掲示板・施設予約などの機能を搭載しています。
オープンソースのワークフローシステムを利用する際の注意点
ここでは、オープンソースを利用する際に気を付けるべき３つのポイントを紹介します。
高度な専門知識の要求
オープンソースはソースコードが公開されており、カスタマイズやバグ発生時にも迅速に対応できます。しかし、それらは高度な専門知識を持っていることが前提です。
有償ソフトにはマニュアルやサポートがついているので、高度な知識は求められないでしょう。それに対し、オープンソースはそういったサービスの提供はありません。開発元にはバグ修正や機能アップデートの責任はなく、ユーザーは自己責任で利用しています。
バグの解決法をインターネットで見つけられるケースもありますが、ソースコードの解読ができなければ脆弱性をなくすことは難しいでしょう。また、自社用にカスタマイズするのであれば、ユーザー自身がプログラミングを学ぶ必要があります。
脆弱性を突いた攻撃リスク
オープンソースはその特性から脆弱性が発見されやすい欠点があり、高度な知識がある人の手により悪用される可能性も考えられます。脆弱性が見つかってもそれに対応する開発元は少ないのが現状です。
したがって、オープンソースのワークフローシステムを利用する際は、サーバやネットワークのセキュリティ強化に努め、あらゆる攻撃に備えなければなりません。
法的責任の追及は不可
オープンソース製品を使用していて何か問題が発生した場合、ユーザーは開発元に法的責任を追及できません。開発元はソースコードの提供にあたり「問題が発生してもいかなる損害を負わない」旨の免責事項を設けています。ユーザーはそれに同意しているため、賠償問題に発展しても開発元へ賠償請求できないのです。
また、オープンソースをもとに開発された製品を利用する場合でも、賠償金を販売会社へ全額請求することは難しいでしょう。そのような製品のほとんどは、オープンソースの免責事項を設けていません。販売会社へ賠償金を全額請求できるケースはほとんどなく、企業規模にもよりますが多額の賠償金を払えない販売会社が多いでしょう。
オープンソースを利用したシステム利用はセキュリティ上のリスクが大きいです。導入費用は抑えられますが、賠償問題に発展した場合の自社への影響度を考慮しておくべきです。
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無料プランがあるおすすめのワークフローシステム
先述したように、オープンソースだとデメリットが目立つので、法人で利用するなら信頼性の高いシステムを選択すべきでしょう。しかし、導入や運用のコストを抑えたいという企業は多いです。そこでITトレンドで扱う製品の中から無料プランがあるものをピックアップしました。まずは、お試しとして使ってみてはいかがでしょうか。
ジョブカンワークフロー
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社Donutsの「ジョブカンワークフロー」は、クラウド型のワークフローシステムで、１ユーザー月額300円の有料プランのほかに、機能制限ありの無料プランが用意されています。なお、有料プランにする場合でも、初期費用やサポート費用は無料なので、一般的なワークフローシステムと比較しても低コストで導入できます。
ITトレンドではこれ以外にも多くのワークフローシステムを取り扱っています。以下の記事では、おすすめのワークフローシステムを特徴別に分類して紹介しているので、こちらも参考にして慎重に比較検討してみましょう。
オープンソースのワークフローシステム活用を検討し直そう
オープンソースのワークフローシステムは導入コストを抑えられる反面、運用には専門知識が求められ、セキュリティ面やサポート体制に課題が残ります。たとえば、脆弱性を狙ったサイバー攻撃のリスクや、法的責任の所在が不明確になるといった懸念が挙げられます。
そのため、自社の業務効率化やガバナンス強化を重視する場合は、有償のワークフローシステム導入を検討するのが現実的です。サポート体制やセキュリティ対策が整っており、社内の申請・承認業務を安心してデジタル化できます。
特に中小企業が抱えがちな「申請フローが属人化している」「承認までに時間がかかる」といった悩みは、製品資料で解決の糸口が見つかるかもしれません。まずは資料請求して、申請業務を一歩先へ進めましょう。
