ワークフローアプリとは
ワークフローアプリとは、業務における申請・承認・決裁などの一連のワークフローを電子化するアプリです。稟議や経費精算、各種届出の申請・承認手続きを効率化します。なお、アプリはワークフローシステムの機能の一つとして提供されているケースが多くあります。
そこでこの記事では、主にPCやスマホ、タブレットなどで利用できるアプリ対応のワークフローシステムを厳選して紹介します。製品をさっそく検討したい方は、以下からご覧ください。
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ワークフローアプリの３つのタイプ
ワークフローアプリは大別すると、「無料製品」「低コスト製品」「無料トライアルつき製品」の３つに分けられます。それぞれの特徴を解説します。
無料で利用できるワークフローアプリ
初期費用や月額費用が無料のワークフローアプリです。「コストをかけずに導入したい」「まずは気軽に利用してみたい」という場合に適しています。ただし、無料アプリは機能やユーザー数が限定される場合も多くあります。自社の利用目的や利用人数をカバーできるか、事前に確認が必要です。
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低コストで利用できるワークフローアプリ
無料ではないものの、月額500円以内の低コストで利用できるワークフローアプリもあります。「コストを抑えつつ機能性も重視したい」「無料版では自社の規模に対応できない」という場合に適しています。なお、製品によっては最低利用ユーザー数が設けられている場合もあります。従業員数の少ない企業は余分な出費が発生しないよう、注意が必要です。
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無料トライアルが利用できるワークフローアプリ
実際にアプリを使用したうえで、導入するかどうかを検討できる無料トライアルつきのワークフローアプリです。「導入前にアプリの操作性や機能性を確かめたい」「気になるアプリが複数あり一つに絞れない」という場合に適しています。なお、無料トライアル期間は１週間や１か月間など製品ごとに異なります。多くの従業員に試してもらうなら、１か月ほどのトライアル期間があると便利です。
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ワークフローアプリの比較ポイント・選び方
ワークフローアプリを選ぶ際は、 「操作性」「システムの連携性」「機能の範囲」を確認しましょう。なお、それらを正確に把握するには、無料トライアルや資料請求の活用がおすすめです。ぜひ利用してみてください。
- ■操作しやすいか
- ワークフローアプリは簡単に操作でき、動作スピードの軽いものが便利です。アプリの立ち上げに時間がかかり、スムーズな画面操作でなければ、機能が優れていても有益なアプリとはいえません。従業員が操作しやすいアプリであれば、短期間で浸透し、業務の効率化を図りやすいでしょう。
- ■システム連携できるか
- 会計ソフトや経費精算システムなど利用中の業務システムと、ワークフローアプリが連携できるかも重要です。連携不可であれば、複数のシステムで情報を二重入力しなければなりません。手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性も高まります。既存システムと連携できるワークフローアプリならば、手入力の負担とミスを減らせます。
- ■どこまでの機能を利用できるか
- ワークフローアプリでは、電子申請や承認などの基本機能以外に、管理機能やセキュリティ機能、導入支援や問い合わせサポートなどが提供されています。ただし、料金プランや製品によって利用可能な機能やサポート範囲は異なります。あとから機能追加が必要になり、結果的に予算がオーバーすることのないよう、事前にプラン内容を正しく把握しましょう。
また、アプリ非対応でも、スマホやタブレットから利用できるワークフローシステムは数多くあります。機能性やシステム連携性を重視したい場合は、スマートデバイス対応のワークフローシステムを利用するのもおすすめです。以下の記事では、最新のワークフローシステムを価格や機能などで徹底比較しているのでぜひご覧ください。無料プランのある製品も紹介しています。
【比較表】おすすめのワークフローアプリ
ITトレンド編集部が厳選したアプリ対応のワークフローシステムを紹介します。製品のポイントや機能、利用ユーザーによる評価点などを一覧にまとめたので、ぜひ比較検討に役立ててください。
| ジョブカンワークフロー | バクラク申請 | X-point Cloud | マネーフォワード クラウド経費 | グルージェントフロー | SmartDB | Garoon | ArielAirOne | サイボウズ Office | kintone | |
| 全体評価点 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.5 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.4 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
| 提供形態 | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS/ASP/サービス | クラウド/SaaS/サービス | クラウド/SaaS | オンプレミス/クラウド/SaaS | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 50名以上 1,000名未満 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 1,000名以上 | 全ての規模に対応 | 1,000名以上 | 250名未満 | 全ての規模に対応 |
| ポイント |
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| 機能 |
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| お試し |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
おすすめ製品はまとめて資料請求が可能です。以下のボタンからご利用ください。
無料で利用できるワークフローアプリ
ここからは、３つのタイプごとにおすすめ製品を紹介します。まずは、無料プランのあるワークフローアプリをまとめました。
ジョブカンワークフロー
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、誰でも操作しやすいシンプルなUIが特徴です。独自の申請フォーマットを簡単に作成でき、業務効率化を実現します。また、ジョブカンシリーズに対応したスマホアプリ「ジョブカンApps」により、各システム間の連携を強化できます。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額300円/ユーザー ※無料プランあり | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 対応機能 | 代理申請・承認/承認リマインド/スマホ対応/システム連携（Googleアカウント・チャット） | ||
ジョブカンワークフローを利用したユーザーの口コミ
同シリーズとの連携は容易だが、他のアプリとの連携は厳しい部分。 検索の精度が微妙で、余計なものまで結果に出てしまう。
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サテライトオフィス・ワークフロー （株式会社サテライトオフィス）
- シリーズ全体で3,736,000アカウント以上もの導入実績！
- リニューアルされる新しいGoogleサイトにも対応！
- 導入時のセットアップサービスあり！
低コストで利用できるワークフローアプリ
つづいて、月額500円以内で利用可能なワークフローアプリを紹介します。
X-point Cloud
- 国内シェアNo.1！直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが開発・提供する「X-point Cloud」は、既存書類のデザインを利用する入力フォーマットが特徴の汎用的ワークフローシステムです。業務フローの大幅な変更は不要なため、導入の負担を減らせるメリットがあります。
Slackやkintone、Google Workspaceなど、システム連携にも強みがあり業務効率化に有効です。専用アプリの活用で、書類の申請・承認・検索作業がより手軽に行えるでしょう。
| 参考価格 | 月額500円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（１か月） |
| 対応機能 | 代理申請・承認/スマホ対応/システム連携（グループウェア・チャット・経路検索ほか）/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能 | ||
X-point Cloudを利用したユーザーの口コミ
webシステムにつき、申請から承認までオンラインで完結するため、急ぎの場合でもスマホで完結することができる。
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申請ボタンを押下した後に、画面が戻るまでに5秒ほど時間がかかりただしく申請されたか不安になるときがある。 一度下書き保存をしないと回覧者が追加できないため、一気に申請まで出したいときに、面倒。保存せずとも回覧者追加できると良い。
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グルージェントフロー
- 申請の不備・漏れを防ぐ申請フォームと、柔軟な承認フロー
- Microsoft・Googleアカウントで認証、慣れ親しんだ環境で利用可
- 外部システム連携により、業務プロセスの自動化や効率化を実現
サイオステクノロジー株式会社が提供する「グルージェントフロー」は、Google Workspaceや、Microsoft 365を活用している企業におすすめのワークフローシステムです。アカウント情報を連携できるためログインの手間がなく、データ資産の有効活用も実現します。
マルチデバイスに対応し、スマホアプリから申請や承認、決裁が可能です。また、100種類以上のテンプレートを活用することで、導入から運用までスムーズに実施できるでしょう。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額400円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯ |
| 対応機能 | スマホ対応/システム連携（Microsoft 365などのグループウェア・電子契約サービス）/フォーム作成機能/コメント追加機能 | ||
グルージェントフローを利用したユーザーの口コミ
これまで決裁者に直接ハンコを貰いに行く文化でしたので、それがグルージェントフロー一つでネット上で完結できるのがとても便利です。気づいたら会社のあらゆる書類がグルージェントフロー上で申請できるようになりました。 あとは、承認状況を逐一メールで報告してくれるので、確認がどこで止まっているのかも見られます。
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スマホアプリも存在しますが、HTML形式の申請の場合、申請画面が大きいままなので若干利用しにくいです。申請内容が画面サイズに収まるようになれば、より決裁処理が早くなると思います。
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サイボウズ Office
- 「ワークフロー」をはじめ、誰でもかんたんに使える機能が満載
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
「サイボウズOffice」は、サイボウズ株式会社が提供する中小企業向けのグループウェアです。ワークフロー機能を搭載しており、経費や稟議書の申請・承認業務が行えます。スマホやタブレットなど、デバイスごとに最適化されたアプリ画面によって、申請の進行状況をひと目で把握できます。
またワークフローとともに、スケジュールやメッセージなど多彩な機能を活用することで、予定共有や社内コミュニケーション、顧客の管理などの業務効率化が可能です。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額500円～/ユーザー※５ユーザーから | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 対応機能 | スマホ対応/システム連携（勤怠管理システムなどの一部製品）/フォーム作成機能/コメント追加機能 | ||
サイボウズ Officeを利用したユーザーの口コミ
ワークフロー機能が非常に便利でした。交通費申請、勤怠管理など、メニューごと分かれていて迷うことなく申請できました。システムによくありがちな一部の項目のみ別の所から申請しないといけないなどのイレギュラーも無く、汎用性の高いシステムでした。
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アンケート機能をもう少し充実して欲しい。多岐選択式やどれか一つ選択など アンケート用途に応じた機能の拡充をして欲しい。 ＰＣでの機能・操作は充実しているが、携帯アプリに機能制限が多く、使い勝手が 悪いと思う。携帯アプリ（タブレットも含め）の機能向上をして欲しい。
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Shachihata Cloud （シヤチハタ株式会社）
- シリーズ累計導入数95万件！継続率97%！月間利用数430万回突破！
- セキュアな電子印鑑で社内決裁にも、社外間のやり取りにも対応
- 誰でも使いやすいマニュアルレスなシステムで導入も安心
「自社に合う製品を診断してから資料請求したい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
ITトレンドで過去にワークフロー製品を資料請求した方のお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
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無料トライアルを利用できるワークフローアプリ
ここでは、基本機能を試してから導入を検討できる無料トライアルつきのワークフローアプリを紹介します。
バクラク申請
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化！
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに！
- 承認はチャットアプリで完結！従業員の負担も軽減できる！
「バクラク申請」は株式会社LayerXが提供しており、AI‐OCRによる読み取りで申請業務を効率化する稟議システムです。発注書類や請求書類など支払い書類を自動でデータ化し、申請者の入力作業を削減します。さらに、承認作業もSlackなどチャットアプリで完結するため、承認者の業務も効率化するでしょう。
また、重複した申請や金額超過申請などに対するアラートにより、内部統制の強化にも効果的です。
| 参考価格 | 初期費用180,000円、月額10,000円～/50ID | 無料トライアル | ◯ |
| 対応機能 | スマホ対応/外部システム連携（会計ソフトAPI連携・クラウドサイン）/フォーム作成機能/コメント追加機能/タイムスタンプ機能 | ||
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、経費申請から承認、精算までを一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。スマートフォンからの申請・承認や領収書の電子保存に対応しており、場所を選ばずスムーズに経費処理を行えます。クレジットカードやICカードの利用明細を自動で取り込めるほか、会計ソフトとの連携により仕訳作成まで効率化でき、経理担当者の負担軽減にも貢献します。
| 参考価格 | ー | 無料トライアル | ◯ |
| 対応機能 | 申請フォーム作成/申請フォーム作成/経路設定/経路設定/自動分岐/自動分岐/条件分岐/条件分岐/通知とリマインダー/通知とリマインダー/モバイル対応/モバイル対応 | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB」は、ワークフロー機能のほか、入力フォームやデータ蓄積機能が搭載されています。システムの乱立による個別最適化をやめ、低コストで全社のプラットフォームへと切り替えが可能です。
スマホ専用のネイティブアプリが提供されており、申請内容や添付書類、過去の履歴などを閲覧できる点も便利です。
| 参考価格 | ー | 無料トライアル | ◯ |
| 対応機能 | スマホ対応/システム連携（Microsoft 365・経路検索・API連携可・オプション多数）/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Garoon
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、中堅・大企業向けのグループウェアにワークフロー機能を搭載したシステムです。経費精算や稟議、人事申請など幅広い業務に対応した申請テンプレートを備えており、社内の申請・承認業務を効率化できます。クラウド版・オンプレミス版の両方に対応しており、スマートフォンやタブレット用の専用アプリからも利用可能です。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額900円 ～/ユーザー | 無料トライアル | ◯ |
| 対応機能 | 代理申請・承認/スマホ対応/システム連携（kintoneほか）/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 | ||
ArielAirOne
- 大手企業特有の複雑なビジネスフローに柔軟に対応
- ルート作成の他、条件分岐や承認アクション等も設定が可能
- 一度作成したルートは複数の帳票に利用可能
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「ArielAirOne」は、従業員1,000名を超える企業規模の導入比率が90％を誇る業務開発プラットフォームです。複雑なワークフローに対応しており、現場のこだわりと内部統制が求められる大手企業に適しています。
作成したワークフローは、開発ツールで構築したアプリと関連できるため、承認が必要な掲示板やファイル管理などでも活用が可能です。また、事業部や部署ごとはもちろん、人やページ単位での詳細なアクセス設定により、情報流出防止に役立つでしょう。
| 参考価格 | ー | 無料トライアル | ◯ |
| 対応機能 | スマホ対応/システム連携（Slack・Microsoft Teams・Google Workspace・Zoom） | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
kintone
- 申請状況と作業者を見える化できるため、処理漏れを防げる
- ワンクリックで承認できるため、過去の履歴も簡単に検索できる
- ドラッグ＆ドロップで自由に設計でき様々な申請業務に活用できる
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、業務アプリをノーコード・ローコードで作成できるクラウド型プラットフォームです。申請フォームや承認フローを自社業務にあわせて柔軟に構築できるため、経費精算をはじめとした各種申請・承認業務にも活用されています。標準機能に加え、プラグインや外部サービスと連携することで、承認経路の自動分岐や通知設定なども実現可能です。
| 参考価格 | ー | 無料トライアル | ◯ |
| 対応機能 | 申請フォーム作成/経路設定/自動分岐/条件分岐/通知とリマインダー/モバイル対応 | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
以下のボタンより、ワークフローアプリやワークフローシステムの人気ランキングが確認できます。人気傾向を参考にして製品選定を進めたい方におすすめです。
まとめ
場所やデバイスを問わず利用できるワークフローアプリは、業務手続きの申請や承認にかかる手間を削減したい企業に有用です。無料や低コストで利用できるアプリも多いため、「コストを抑えて手軽にワークフローを自動化したい」という場合に適しています。
なお、アプリには「無料製品」「低コスト製品」「無料トライアルつき製品」の３つのタイプがあります。自社の予算や導入目的にあわせて製品タイプを選んだら、操作性・連携性・機能性に着目し、アプリを比較しましょう。その際、資料請求をしてより具体的に製品情報を知ることで、自社にあうアプリが見つけやすくなります。下のボタンより、資料請求をぜひ活用ください。
また、コストをかけずにワークフローシステムを導入したい方には、以下の記事もおすすめです。
シンプルでわかりやすいインターフェイス。アプリがあることで、決裁者が不在でも承認確認がすぐに取れる点。
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