【ランキング】グループウェアおすすめ27選！種類別に比較

グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーション活性化のために利用されるツールです。掲示板やスケジュール、ワークフローなどの情報を一元管理し、まとめて業務効率化できるのが特徴です。部署やチーム、プロジェクト単位で活用され、情報共有を速くすることが主眼となっています。

社内SNSやワークフローシステムとの違い

グループウェアと同じく、情報共有の手段として活用されるツールには、社内SNSやワークフローシステムなどがあります。主な違いは活用目的や情報の集約力にあります。

例えば、社内SNSは社内のカジュアルなやり取りを介してコミュニケーションを活性化できるのが特徴です。また、ワークフローシステムは、申請から承認・決裁までの一連の流れを円滑化する目的で利用されます。

対してグループウェアは、コミュニケーション機能に加えて、さまざまな機能を一つのツール上に集約しています。幅広く業務をカバーできる、万能ツールといえるでしょう。

なお、社内SNSやビジネスチャット、ワークフローシステムについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

グループウェアをお探しの方へ

この記事では、おすすめのグループウェアを特徴ごとにタイプわけして紹介します。各製品の違いがひと目でわかる比較表もあるので、製品選びの参考にしてください。さっそく製品情報が知りたい方は、以下より自社にあう製品タイプをクリックしてください。

• ▼多機能型のグループウェア
• ▼簡単導入・低価格型のグループウェア
• ▼コミュニケーション特化型のグループウェア
• ▼無料型のグループウェア

▼おすすめのグループウェアを一覧表からチェックしたい方はこちら！
【比較表】おすすめのグループウェアランキング一覧

グループウェアの機能

グループウェアの機能は、大まかに「コミュニケーションを円滑化する機能」「情報共有を強化する機能」「バックオフィスの業務を効率化する機能」の３つにわけられます。それぞれの内容をわかりやすく解説します。

コミュニケーション機能

従業員同士のコミュニケーションをスムーズにするための機能です。リアルタイムなやり取りが必要な場合や、社内に自由な発言の場を作りたい場合などに活用するとよいでしょう。詳しい機能の情報は以下のとおりです。

• 【Webメール】ブラウザ上でグループウェアを介してメールを送受信
• 【チャット】グループや個人、プロジェクトを指定してメッセージを共有
• 【在席/離席確認】在席状況や外出先の表示、従業員の出勤状況などの確認
• 【社内SNS】「いいね」など、カジュアルなコミュニケーションにも利用可能
• 【メモ】オンライン上や社外からのメモ入力・保存
• 【掲示板】人事情報や社内ニュース、災害時の連絡など全社向けの情報をアップ
• 【Web会議】オンライン会議に活用

情報共有機能

業務に関わるファイルを保管し共有しやすくしたり、レポート、議事録などを作成できたりします。ツールを切り替えずに情報共有できるため、タスク処理工数を省けるでしょう。

• 【ファイル共有】グループ、プロジェクト、組織ごとに資料を格納・共有
• 【レポート】グループウェア上のフォーマット入力でレポートを作成
• 【議事録】アジェンダや議事録の作成・共有
• 【アドレス帳】グループ、プロジェクト、組織ごとの連絡先を登録・共有
• 【組織図共有】組織構成情報や従業員のデスク配置図を表示
• 【プロジェクト管理】タスク進捗状況の把握
• 【アンケート】意識調査やアイデア募集、社内テストなどのアンケート作成・配布・収集

業務効率化機能

グループウェアには、勤怠管理や経費精算、スケジュール管理など、バックオフィスの業務を効率化する機能が搭載されています。コミュニケーションや情報共有以外の用途にもグループウェアを活用し、社内の業務をまとめて管理したい場合に有効です。

• 【タイムカード】出退勤時間を記録・集計し、勤怠管理システムにつなげる
• 【経費精算】交通費や経費申請書などの提出・承認
• 【施設予約】スケジュールと連動して、施設や機材の予約を管理
• 【日報】営業活動などの日報を作成
• 【スケジュール管理】個人・チームメンバーのスケジュールを共有
• 【ToDo】やるべきことをリスト化し、リマインド

ITトレンドでは、業務効率化に最適なグループウェアを多数取り扱っています。以下のボタンから資料請求できるので、興味のある方はぜひお申し込みください。

グループウェア導入のメリット・デメリット

グループウェアには、迅速な情報共有や業務の効率化といったメリットがあります。一方で、デメリットも存在するため、導入を検討する際はメリットとデメリットの両方を把握しておきましょう。

メリット

グループウェア導入によって得られるメリットは、以下のとおりです。

■情報共有がスムーズに

掲示板などのコミュニケーション機能をグループウェア上に集約することによって、スムーズな情報共有が可能。ツールの切り替え不要で、レポート・議事録などのファイル共有からタスク管理、スケジュールの閲覧まで一つのツールで行える。

■リモートワークを実現

掲示板や社内SNS、Web会議機能を活用すれば、リモートでもコミュニケーションを活性化できる。また、スケジュール管理や情報管理、ファイル共有機能によって、リモートでも稼働状況の確認や資料の受け渡しが可能。

■事務作業の効率化

ワークフロー機能を搭載したグループウェアなら、経費精算や勤怠にかかる申請などの効率化も可能。さらに、設備予約機能を活用すると、グループウェア上でスケジュールを確認しながら会議室やプロジェクターの利用予約が行える。

■フィードバックやフォローが即座に可能

メンバーの業務進捗を一覧で確認できるため、迅速なフォローが可能。また議事録やレポートに紐づけてメールやチャットが可能なため、情報を参照しながら会話できる。人事評価のフィードバックにも活用しやすい。

デメリット

グループウェアは単なる情報共有ツールにとどまらず、さまざまな便利機能を搭載しています。しかし、多機能すぎるゆえに社内浸透が進まない場合があります。導入対象の業務と必要となる機能を明確にしたうえで製品を選ぶと、搭載機能を無駄なく活用できるでしょう。また社内ルールを制定し、使い方を周知することも大切です。

以下の記事では、グループウェア導入のメリット・デメリットを詳しく紹介しています。

グループウェアの導入効果

ここではグループウェア導入の具体的な効果を解説します。単なる業務効率化にとどまらず、紙資料や印刷コストの削減、テレワーク対応による柔軟な働き方の実現など、幅広いメリットが報告されています。実際の導入事例をもとに、稟議申請や業務改善の参考にしてください。

グループウェアの効果事例のまとめ表

ITトレンドの製品ページやレビューから数値や業務変化など改善効果をまとめました。詳細は本文をご確認ください。

導入による成果	定量/定性効果	概要とポイント
ペーパーレス化でコスト削減	年１億円削減／紙使用３割削減	5,000名の大規模金融機関で実現
リモートワーク環境の整備で働き方改革	雪の日の出勤を回避	5,000名の大規模金融機関でリモートワーク実現
会議資料の電子配布でペーパーレス化	年間2.5万枚削減	350名規模の自治体で実現
設備予約・文書検索の効率化	手配漏れ減少／検索性向上	LGWANとインターネットを同一化し庁内の利便性向上
承認短縮で業務スピード改善	業務スピード30％UP	調査データによる定量効果
情報一元化で予測精度・顧客対応改善	予測精度30％改善／顧客満足度32％UP	調査データによる定量効果

ペーパーレス化による大幅なコスト削減

グループウェアのワークフロー機能を活用した結果、申請から決裁・保管・検索までをクリック操作で完結できるようになり、年１億円の削減につながるペーパーレス化を実現。紙の使用枚数ベースでも年間３割削減しています。

また、セキュリティ環境を整えることで私用端末からのログイン（BYOD）も可能に。雪の日の出勤を回避できるなど、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方も推進されました。

参考：desknet's NEOとは？価格や機能・使い方を解説｜ITトレンド

運用コスト削減と業務効率の向上

従来利用していた国産大規模向けグループウェアからdesknet's NEOへ乗り換え。初期費用・運用コストを大幅に削減できただけでなく、会議資料をPDFで事前配布することで、印刷や製本にかかる手間とコストを削減しました。結果として、年間2.5万枚のペーパーレス化に成功しています。

また、LGWAN内とインターネット側のシステムを同一にしたことで利便性が向上。スケジュールと設備予約を同時に行える機能により手配もれが減り、各部署の文書をグループウェア上で共有することで情報の取得・検索もスムーズになりました。

参考：desknet's NEOとは？価格や機能・使い方を解説｜ITトレンド

スピード・精度の向上

グループウェアの導入は、単に情報共有をしやすくするだけでなく、業務全体のスピードや精度を高める効果も期待できます。例えば、承認フローや情報検索をオンラインで完結できるようにすることで、業務スピードが30％向上したというデータがあります。また、社内情報を一元化することで、意思決定や予測の精度が30％改善したという効果も報告されています。

さらに、業務の見える化やスケジュール調整の効率化によって生産性が30％向上し、迅速な対応が可能になった結果、利用者・顧客の満足度が32％向上したケースもあります。このように、グループウェアは「スピード」「効率」「精度」「満足度」の４つの側面で効果を発揮する基盤となります。

参考：Sales Cloudとは？価格や機能・使い方を解説｜ITトレンド

グループウェアの種類

グループウェアには多くの製品がありますが、サービスの特徴や対象とする企業規模によって、４つのタイプに大別されます。自社にあった製品タイプからグループウェアを選択することで、導入効果を最大化できます。

多機能型（大企業や複数部署での活用向け）

メールやファイル共有、設備予約やワークフローなど、情報共有や業務効率化に役立つ機能が豊富に備わっています。グループウェアのツールを開くだけで、業務に必要な情報が一目瞭然になり、ツールの切り替えを最小限に抑えられます。複数部署・複数拠点間での情報共有や業務連携をスムーズに行えるよう設計されているものも多く、大規模な組織でも一元的に運用可能です。

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簡単導入・低価格型（中小企業向け）

初期費用や月額料金が比較的安く、導入しやすいグループウェアです。１人あたり数十円から数百円で利用できる製品もあります。スケジュールや掲示板、タスク管理など、日々の業務に必要な基本機能が搭載。操作性のよさに強みをもつ製品も多く、ITツールに不慣れな方でも直感的に使えます。小規模なチームや中小企業でもすぐに活用でき、運用負担も少ないのが特徴です。

▼【簡単導入・低価格型】グループウェアの紹介へジャンプ

コミュニケーション特化型（チャット・社内SNSを重視する企業向け）

チャット機能やタイムライン、社員検索、人材情報の可視化など、社内コミュニケーションに特化した機能が充実したタイプです。業務連絡や情報共有がスムーズになるだけでなく、部門を超えたつながりが生まれることで、コラボレーションやイノベーションの促進にもつながります。テレワークやフリーアドレスの環境でも、社員同士の連携を維持したい企業におすすめです。

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無料型（まずはコストをかけずにはじめたい企業向け）

導入・運用コストに課題を感じている企業や、少人数での利用を想定しているスタートアップ企業では、無料のグループウェアも選択肢の一つです。無料のグループウェアには、ユーザー数無制限のタイプと、人数や容量に制限がある製品とがあります。また、有料版と比較すると機能数が乏しい場合もあるため、自社の求める機能が搭載されているかどうか確認してみましょう。

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グループウェアの選定ポイント

ここでは、グループウェアを選定する際に、着目すべきポイントを解説します。自社に適した製品を導入するために、以下のポイントを踏まえて詳細に比較しましょう。

• ●モバイル端末に対応しているか
• ●誰もが操作しやすいか
• ●自社に適した機能が搭載されているか

モバイル端末に対応しているか

多くの製品はスマホやタブレットでの使用に対応していますが、利便性は製品によって異なります。

スマホから直接アクセス可能な専用アプリを提供している製品と、スマホのブラウザからログインして利用する形式の製品があります。専用アプリの場合、プッシュ通知や位置情報など、スマホ機能の活用が可能です。さらに、画面サイズやタッチ操作を考慮して設計されているため、ブラウザからログインして利用するよりも利便性が高いでしょう。

モバイル端末でグループウェアを頻繁に利用する場合は、専用アプリを提供している製品がおすすめです。

以下の記事ではアプリ対応のグループウェアを紹介しているので、参考にしてください。

誰もが操作しやすいか

「スマホの画面でメッセージが見づらい」「画面がすぐ表示されず動作が遅い」など使いにくさが目立つ場合、組織内に定着しません。無料トライアルが用意されているグループウェアもあるので、実際に操作してみると失敗がないでしょう。

また、はじめてグループウェアを導入する場合は初期設定やシステム連携、運用管理の方法などに戸惑うでしょう。そのためベンダーのサポート体制も確認しておくべきです。

電話やメールでのサポートが一般的ですが、受付は平日のみの場合もあるので注意してください。ほかにも初期設定の代行や操作方法のセミナー開催など、導入や運用のサポートサービスを提供しているものもあります。

自社に適した機能が搭載されているか

グループウェアを選ぶ際には、自社に適した機能が搭載されているかを確認することが重要です。

例えば、リモートワークを推進する企業では、高品質のWeb会議機能や安全なファイル共有機能、リアルタイムのチャット機能などがあるとよいでしょう。複数のプロジェクトを並行して進めている企業ではプロジェクト管理機能や進捗報告機能。顧客対応を重視する企業では顧客管理機能（CRM）が搭載されている製品が望ましいといえます。

なお、各社製品の機能や特徴を詳しく把握するためには、資料請求の活用が有効です。以下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能なため、ぜひご活用ください。

グループウェアの費用相場

グループウェアは、提供形態や導入規模によって料金体系が大きく異なります。ここでは、クラウド型とオンプレミス型の一般的な費用相場についてご紹介します。

■クラウド型の費用相場

• ●初期費用：無料の場合が多い
• ●ランニングコスト：月額150円～800円程度/１ユーザーあたり

■オンプレミス型（パッケージ型）の費用相場

• ●初期費用：75,000円～
• ●ランニングコスト：年間900円～2,200円程度/１ユーザーあたり

クラウド型グループウェアの料金体系は、ユーザー数による従量課金制が一般的です。「1〜100人までは月額1,000円」「101〜200人までは月額2,000円」など、一定のユーザー数で段階的に料金が変化します。

オンプレミス型のグループウェアでは、ライセンス契約を採用しているケースが多い傾向です。従業員が多いほど１ユーザーあたりのライセンス費用は安くなります。

グループウェアの料金相場

小規模企業向け

月額500〜1,000円／ユーザー。J-MOTTOやサイボウズOfficeなど、低コストで導入しやすいクラウド型が中心です。

中堅企業向け

月額1,000〜2,500円／ユーザー。desknet’s NEOやNI Collabo 360など、ワークフローや承認管理を備えたタイプが主流です。

大企業向け

月額2,500〜5,000円／ユーザー。GaroonやArielAirOneのように、複数部門・グループ経営を想定した多機能型が多いです。

近年はクラウド型の低価格プランでも高度な機能を備えた製品が増えており、企業規模に関係なく導入しやすくなっています。

製品の提供形態や従業員数、機能やサポート内容によって同じ製品でもコストは変化します。記載されている初期費用や月額料金の安さだけで判断せず、見積もりをとったうえでの比較検討がおすすめです。

【グリッド図】グループウェアの人気・満足度マップ

グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーション、業務管理を効率化するさまざまな機能を備えていますが、各製品がどのように評価され、どれだけ多くの企業が関心を寄せているかといった点も判断材料になります。

以下のグリッド図は、ITトレンドに寄せられた口コミ満足度（５点満点）と人気ランキングをもとにマッピングしています。

「自社に合う製品を診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
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【比較表】おすすめのグループウェアランキング一覧

ITトレンド編集部がおすすめするグループウェアを、2024年間ランキング順に比較表にまとめました。左から順に人気製品を紹介しています。また、この記事で紹介している製品を一通り調査して見えてきた、グループウェアの特徴や傾向を以下にまとめました。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。

• ●ワークフロー機能とスケジュール管理機能はほぼすべての製品に搭載されている
• ●Webメール機能、ファイル共有機能、設備予約機能は多くの製品で搭載されている
• ●勤怠管理に対応しているものは半数ほど
• ●チャット機能を搭載している製品は半数ほど。外部サービスとの連携や拡張機能の追加によってチャット機能が利用できる製品もある
• ●無料で利用できる製品は少ない。また、利用できる機能や人数、サポート内容は有料に比べて限られる
• ●経費精算に対応している製品は少なく、利用には追加料金がかかるケースもある
• ●大半の製品はクラウド型で提供されているが、大企業向けのグループウェアではオンプレミス型での提供に対応しているものもある

なお、最新の月間ランキングは以下のボタンから確認できます。一括資料請求も可能なため、効率よく比較検討をしたい方は、ぜひご利用ください。

おすすめのグループウェア（多機能）

メールやファイル共有、ワークフローやプロジェクト管理機能など、 一つのツールでさまざまな業務を効率化できる多機能なグループウェアを紹介します。

※レビュー評価は2025年４月22日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

おすすめのグループウェア（簡単導入・低価格）

初期費用や月額料金が比較的安く、導入しやすいグループウェアを紹介します。

※レビュー評価は2025年４月22日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

以下のボタンから各社製品の一括資料請求が可能です。グループウェアの詳細資料をまとめて入手すれば、複数製品の比較検討を効率よく進められます。

おすすめのグループウェア（コミュニケーション特化型）

コミュニケーション機能に特化したグループウェアを紹介します。社内の情報共有やつながりを強化したい企業におすすめです。

※レビュー評価は2025年４月22日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

おすすめのグループウェア（無料で利用できる）

コストを抑えて導入したい企業向けに、無料で利用できるグループウェアを紹介します。なお、無料グループウェアは利用人数や機能に制限が設けられている場合もあるため、自社で希望する使い方ができるとは限りません。より本格的に活用したい場合は、有料版もふくめて検討するのがおすすめです。

※レビュー評価は2025年４月22日時点における実数を表示しています。

グループウェア導入の手順

グループウェアを定着させるには、導入前の設計と社内教育が欠かせません。以下のステップで、円滑な導入を進めましょう。

１：導入目的を明確にする

まずは、情報共有・スケジュール管理・ワークフローの効率化など、導入によって解決したい課題を明確にします。目的を定義することで、機能要件が整理され、ツールの選定基準が明確になります。経営層・現場担当者の双方で共通認識を持つことが重要です。

２：トライアルで自社の業務を再現する

導入候補のグループウェアは、無料トライアルを活用して実際の業務フローを再現し、操作感や機能の適合性を検証しましょう。承認ルートや掲示板の使い勝手、外部連携などをテストすることで、運用時の課題を事前に把握できます。複数製品を比較するのも有効です。

３：社内展開・教育を実施する

本導入の際は、操作マニュアルや説明会を実施し、全社員への浸透を図りましょう。導入初期は操作ミスや運用ルールの混乱が起こりやすいため、管理者がフォロー体制を整えておくことが大切です。利用定着を支援することで、早期に生産性向上の効果を得られます。

グループウェア導入でよくある失敗と解決策

グループウェアは業務効率化や情報共有に役立つ一方で、導入後にうまく活用されないケースも少なくありません。ここでは、導入時によくある課題とその解決策を紹介します。

導入初期の利用定着率が低い

導入初期は、従業員が新しいツールに慣れるまで時間がかかることがあります。まずはスケジュール共有や掲示板など、日常的に使いやすい機能から利用を促すと効果的です。管理者が使い方を社内で発信するほか、操作マニュアルやFAQを整備して不安を解消しましょう。

多機能すぎて現場が使いこなせない

多機能なグループウェアは便利な反面、必要以上に機能を詰め込みすぎると混乱を招くこともあります。初期段階では、自社の業務に直結する機能に絞って活用をスタートし、慣れてから段階的に範囲を広げるのがポイントです。運用ポリシーを明文化しておくことで、統一的な使い方が定着します。

管理者の負担が大きい

運用管理者が全ての設定や権限管理を担うと負担が大きくなります。部門ごとにサブ管理者を設けたり、自動通知・アクセス制御などの管理機能を活用して、メンテナンス作業を分散させることが有効です。また、定期的に利用状況をモニタリングし、使われていない機能を整理することで運用負担を軽減できます。

まとめ

グループウェア一つで、コミュニケーションツールとして利用できるだけでなく、スケジュールやタスク管理、ファイルの共有などさまざまな用途で活用できます。

なお、この記事で紹介しているすべての製品を調査したところ、勤怠管理機能や経費精算機能が搭載されているグループウェアはそれほど多くない印象でした。情報共有の迅速化だけでなく、バックオフィス業務の効率化も図りたい場合は、社内の業務をまとめて管理できるか確認しましょう。

この記事で紹介しているおすすめの製品は、以下のボタンから一括資料請求が可能です。各製品の詳細情報を比較できるため、導入を検討する際にぜひご利用ください。