無料グループウェア９選比較｜ユーザー数・機能制限・法人導入の注意点も解説

グループウェアとは

グループウェアとは、企業や団体内の情報共有やコミュニケーション、業務効率化を目的としたソフトウェアです。スケジュール管理やファイル共有、タスク管理、チャット機能などを備え、多様な業務を一元管理できます。リモートワークや働き方改革が進むなか、従業員同士の円滑な連携を支援し、生産性を向上させる重要なツールとして注目されています。

以下のページでは、グループウェアの機能や種類、おすすめ製品などを紹介しています

グループウェアを導入するメリット

グループウェアの導入メリットは、以下のとおりです。

• ●リアルタイムな情報共有
• ●リモートワークでも利用可能

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

リアルタイムな情報共有

グループウェアの利用で、社内の迅速な情報共有が可能です。従来は、口頭やメールなどを利用して業務の確認や質問を行っていました。しかし、グループウェアによってリアルタイムに情報を共有できるため、業務効率化はもちろん伝達ミスも防げるでしょう。

リモートワークでも利用可能

ツール上で社内の情報がわかるため、時間や場所を問わずに利用できます。そのため、異なる拠点からはもちろん、リモートワークでも情報の一元管理が可能です。モバイル対応製品であれば、外出先からも操作できる点は魅力の一つでしょう。

以下の記事では、スマホ対応のグループウェアアプリを紹介しています。低価格な製品や無料で利用できる製品も紹介しているので、あわせて参考にしてください。

無料のグループウェアを紹介【比較表】

この記事で紹介している一部製品を比較表で紹介します。各製品の詳細情報についてはのちほど紹介しているので、気になる製品をチェックしてみてください。

以下のボタンから、各社製品の資料を一括で請求できます。グループウェアの比較検討にぜひご活用ください。

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無料のグループウェアを徹底比較

ここでは、無料で利用できるグループウェア製品を紹介します。気になった製品は「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておき、あとでまとめて資料請求も可能です。

　 　 　

e-Broad office

「e-Broad office」は、モバイル対応の無料グループウェアです。トップページに必要な情報だけが表示されるシンプルな画面設計のため、誰でも使いやすいでしょう。スケジュールや伝言メモ、タイムカードなど豊富な機能が搭載されています。

Stock

「Stock」は、チーム内の情報をノート形式で残せるため、情報を管理・把握しやすいツールです。無料プランでは、ノート数20・１GBストレージまで利用可能です。情報の共有やストックに特化したシンプルな設計で、誰でも操作しやすいでしょう。

無料グループウェア導入の注意点

ここまで紹介したとおり、無料でも便利なグループウェアは多くありますが、注意点すべき点もあります。無料グループウェアを利用する際の注意点は、以下のとおりです。

• ●機能やデータ容量に制限がある
• ●サポート体制が弱い
• ●セキュリティ上の不安がある

それぞれの注意点について詳しく解説します。

機能やデータ容量に制限がある

無料のグループウェアは、チャットや掲示板などの基本的な機能のみの搭載など、有料版に比べて機能が制限されている場合もあります。ワークフローや経費精算、施設予約など、バックオフィス業務を効率化する便利機能が搭載されている製品を求める場合は、無料製品だと不十分かもしれません。

また、利用できるデータ容量も有料版に比べると少なかったり、スマホに対応していなかったりするので、利用環境にあっているかを確認しましょう。

サポート体制が弱い

Webサイト上によくある質問・FAQなどを設けているサービスもありますが、個別のサポートなどがない場合もあります。メールや電話で問い合わせができないので、困ったことがあっても自分で解決する必要があるため注意が必要です。自社内でトラブル対処ができるか検討したうえで導入するとよいでしょう。

セキュリティ上の不安がある

無料のグループウェアは、IPアドレスの制限がかけられないなど、セキュリティ面に不安を抱く製品もあります。最近では多くの製品でセキュリティ対策が施されていますが、導入前に確認するようにしましょう。例えばISO27001の認証やプライバシーマークを取得しているかは、確認しておくとよい項目です。

注意点を踏まえて、高度な機能や強固なセキュリティを希望する場合は有料製品もあわせて検討するとよいでしょう。有料製品でも低コストで安全に利用できる製品は多くあります。無料トライアルで試せる製品もあるので、以下のボタンより最新の資料請求ランキングを確認し比較してみてください。

グループウェアを制約なく活用する方法

グループウェアを制約なく活用する方法は、「有料製品の導入」と「オープンソースのグループウェア導入」の２つがあります。それぞれの方法について詳しく解説します。

有料製品の導入

無料のグループウェアは機能制限があったり、サポート体制が十分ではなかったりする場合があります。そのため、制限なく本格的にグループウェアを活用するのであれば有料製品も検討してみるのがおすすめです。有料製品であれば基本的なグループウェアの機能を網羅しているほか、システム連携による業務効率化や十分なセキュリティ対策がされているといったメリットもあります。低価格で利用できる製品もあるため、グループウェアを導入する際は有料製品とも比較して検討しましょう。

オープンソースのグループウェア導入

「グループウェアを無料で使用したいけれど、機能の制約は受けたくない。」という方は、オープンソースのグループウェアを利用するのもよいでしょう。オープンソースとは、ソフトウェアの中身が公開され、だれでも自由に改修ができる形式のことです。そのため、カスタマイズすることで必要とする機能をすべて網羅し、使い勝手のよいグループウェアとして活用が浸透するでしょう。

ただし開発には人員が必要となり、工数もかかります。工数や人的コストを考慮した場合に、有料製品の導入にかかる費用はおおよそ妥当、費用対効果として見合うという判断に至る場合もあるかもしれません。以下のページでは、オープンソースのグループウェアを比較して紹介しています。社内のリソースを考慮して選択肢を広げて検討してみましょう。

まとめ

グループウェアを利用すると、チャットツールやストレージサービスなどバラバラにいくつものツールを使い分ける必要がなくなり、円滑な情報共有が可能になります。今回紹介した無料製品は、掲示板やスケジュール管理、ファイル共有など基本的な機能を搭載しています。しかし、利用環境や企業ごとに必要な機能は異なります。まずは自社内で要件を整理したうえで、有料製品も選択肢に入れながらできるだけ多くの製品を比較しましょう。

以下のボタンより、グループウェア製品の一括資料請求が可能です。資料請求した製品で導入検討を進めていく際に便利なオリジナルの比較表ダウンロード（無料）ができるので、ぜひご活用ください。