Zoomの画面共有機能とは
Zoomの画面共有機能とは、自分が表示させている画面をそのまま相手に見せる機能です。PDFや動画、ブラウザなどさまざまな画面を共有できます。パソコンはもちろん、スマホやiPadなどのモバイルデバイスでも利用できる機能です。
聞き手と話し手は同じ画面を見ながら会議を進められるため、混乱が生じません。また、共有した画面に参加者が書き込みをしたり、共有画面を録画したりすることもできます。
Zoomの基本的な使い方や、インストール方法・参加方法までまとめて知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
Zoomで画面共有を行う方法
続いて、Zoomで画面共有を行う方法を見ていきましょう。
１．「画面共有」ボタンから開始する
まず、Zoomで会議をしている際に画面下部に表示されるメニューの中にある、「画面共有」をクリックしましょう。すると、現在開いているウィンドウのリストが表示されます。その中から共有したいものをクリックします。
次はオプション機能を選択しましょう。リストの下部に「コンピューターの音声を共有」と「全画面ビデオクリップ用に最適化」というチェック項目が表示されています。前者にチェックを入れると画面だけでなく音声も共有できます。また、後者にチェックを入れると動画を全画面表示で共有することが可能です。
上記の選択を終えたら、リストの右下にある「画面の共有」をクリックしましょう。これにより選んだ画面が相手にも表示されることになります。また、画面共有時はコメント機能やミュート機能など画面共有用の機能がメニューに表示されます。
２．画面共有メニューで詳細設定をする
画面共有メニューでは以下の操作を行えます。
- ミュート／ミュート解除
音声によるやり取りのオン・オフを切り替えます
- ビデオを開始／停止
ビデオの開始・停止を切り替えます
- 参加者／参加者の管理
参加者を表示し一定の操作を行います
- 新しい共有
共有する画面を新たに選択します
- 共有の一時停止
共有を一旦止めます
- 注釈／ホワイトボード
共有画面に書き込みを行います
- 詳細
以下の機能を利用します
- ■チャット
- ■招待
- ■録画
- ■参加者の注釈を有効にする／無効にする
- ■FacebookのWorkplaceでライブ配信
- ■全画面ビデオクリップ用に最適化
- ■ミーティングを終了
また、画面共有を受けている参加者は、画面共有メニューから「リモート制御」をリクエストできます。リクエストを受けた側が承認すると、リクエストした側は共有画面を遠隔操作できるようになります。
Zoom以外のWeb会議ツールも比較したい方は、無料ツールを含めた以下の記事も参考になります。
Zoomで画面共有できないときのチェックポイント
Zoomで画面共有をしようとしてもうまくいかないことがあります。この場合、どのような点を確認すればよいのでしょうか。
参加者の画面共有は許可されているか
標準の状態では、画面共有を行えるのはホストだけです。ホスト以外が自身の画面を参加者と共有する場合は、ホストによる許可を得なければなりません。ホストに以下の手順で権限を付与してもらいましょう。
- １．画面下部のメニュー内にある「画面を共有」の矢印をクリックする
- ２．「高度な共有オプション」をクリックする
- ３．項目「共有できるのは誰ですか？」から「全参加者」を選択する
最新のソフト・アプリへ更新されているか
Zoomのソフト・アプリが最新版にアップデートされていなければ、画面を共有できないことがあります。PCの場合はZoomのアプリをアップデートしましょう。
一方、スマホと画面共有する場合は、専用のプラグインをインストールする必要があります。したがって、そのプラグインが最新版にアップデートされているか確認しましょう。プラグインが最新版になっていない場合は、Zoomのダウンロードセンターからダウンロードできます。
Zoom以外にも画面共有や会議運用を効率化できるWeb会議システムは多数あります。自社に合う候補を整理したい方は、無料診断で確認できます。
Zoomの画面共有でよくあるトラブルと対処法
Zoomの画面共有は便利な一方で、設定や利用環境によってはうまく動作しないことがあります。ここでは、Zoomで画面共有を行う際によくあるトラブルと、その対処法を解説します。
音声が共有されない場合
Zoomで動画や資料を共有しているにもかかわらず、相手に音声が届かないことがあります。この場合は、画面共有を開始する際に「コンピューターの音声を共有」にチェックが入っているか確認しましょう。チェックが入っていないと、画面だけが共有され、パソコン内の音声は相手に聞こえません。
特に動画を共有する場合は、必要に応じて「全画面ビデオクリップ用に最適化」もあわせて設定すると、映像と音声をよりスムーズに共有できます。すでに共有を始めている場合は、一度共有を停止し、設定を見直したうえで再度共有するとよいでしょう。
画面共有ボタンが表示されない場合
Zoomのミーティング画面に画面共有ボタンが表示されない、またはクリックできない場合は、ホスト側の設定が影響している可能性があります。参加者の画面共有が制限されていると、ホスト以外は共有機能を利用できません。
そのため、ホストに共有権限が付与されているか確認してもらいましょう。また、Zoomアプリのバージョンが古い場合、表示や操作に不具合が生じることもあります。ボタンが見当たらないときは、アプリを最新版に更新したうえで再度ミーティングに入り直すことも有効です。
スマホで画面共有できない場合
スマホで画面共有ができない場合は、アプリの権限設定やOSのバージョンを確認することが大切です。スマートフォンでは、画面収録やブロードキャストに関する許可がオフになっていると、正常に共有を開始できないことがあります。
また、通信環境が不安定な場合も画面共有が始まらなかったり、途中で止まったりする原因になります。Wi-Fi接続が安定しているかを確認し、必要に応じてZoomアプリを再起動しましょう。それでも改善しない場合は、アプリを最新版へアップデートし、端末の再起動も試してみてください。
自社に合うWeb会議システムを比較検討したい方は、タイプ別に整理した以下の記事もあわせてご覧ください。
Zoomの画面共有の便利な使い方
Zoomの画面共有は、単に資料を見せるだけでなく、会議や打ち合わせをより円滑に進めるためにも活用できます。ここでは、知っておくと便利な使い方を紹介します。
複数人で画面共有する方法
Zoomでは、設定によって複数人が同時に画面共有できるようにすることも可能です。通常は一度に一人のみ共有できる設定になっていますが、ホストが共有オプションを変更することで、複数の参加者が同時に画面を表示できます。
たとえば、比較資料を並べて確認したい場面や、各担当者がそれぞれの画面を見せながら説明したい場面で便利です。ただし、参加者が多い会議では表示が煩雑になりやすいため、必要な場面に絞って活用するとよいでしょう。
２画面（デュアルモニター）での共有方法
デュアルモニター環境を利用している場合は、片方の画面に共有したい資料を表示し、もう片方の画面で参加者一覧やメモを確認しながら会議を進められます。これにより、説明に必要な資料を見せつつ、相手の反応やチャットも同時に確認できるため、進行がスムーズになります。
特にプレゼンテーションや社内研修では、共有用画面と操作用画面を分けることで、見せたくない情報を誤って共有してしまうリスクも抑えられます。画面共有前に、どのモニターを相手に表示するかを確認しておくと安心です。
Zoomで画面共有を行い、実りのあるミーティングを実施！
Zoomの画面共有機能の利用手順は以下のとおりです。
- １．「画面共有」ボタンから開始する
- ２．画面共有メニューで操作する
画面共有できない場合は以下の点を確認しましょう。
- ■ホスト以外による画面共有が許可されているか
- ■最新のソフト・アプリへ更新されているか
以上を踏まえて画面共有機能を活用し、効果的なミーティングを行いましょう。
