SaaS管理システムが活用される場面
SaaS管理システムは、企業の環境変化に合わせて必要性が高まる傾向があります。特に利用サービスや人員、働き方が変わるタイミングでは、管理の仕組みを見直すことが重要です。ここでは、導入検討につながりやすい代表的な場面を紹介します。
SaaS利用数が増加した場面
業務ごとに便利なクラウドサービスを導入していくと、気付かないうちに利用中のサービスが増え、全体を把握しきれていないケースが見られます。誰がどのサービスを利用しているのか分からない状態が続くと、契約状況が曖昧になりやすい傾向があります。
SaaS管理システムを使えば、契約中のサービスや利用状況を一覧で確認可能です。重複契約や休眠アカウントの洗い出しにつながる場合もあるでしょう。サービス数が増えた段階で管理を整理することで、日常的な運用負担の軽減が期待できます。
従業員数が増加した場面
従業員が増えると、アカウントの発行や削除などの作業も増えていきます。手作業で対応している場合、設定漏れや対応の遅れが発生しやすくなる点が課題です。
SaaS管理システムを導入すると、利用者情報とサービスをひも付けて管理できます。入社や異動、退職に合わせた対応がしやすくなり、人員増加に伴う管理負担を抑えられます。
リモートワークが拡大した場面
在宅勤務やテレワークが広がると、社外から業務サービスへアクセスする機会が増えます。その結果、セキュリティ面や利用状況の把握が難しくなることがあるでしょう。
SaaS管理システムでは、利用中のサービスやアカウントをまとめて確認できます。管理状況の可視化によって運用上の不安が軽減され、多様な働き方を支える管理体制として役立ちます。
以下の記事ではSaaS管理システムの価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
部門別のSaaS管理システム活用場面
SaaS管理システムは、部門ごとに異なる役割や課題にも対応しやすい点が特徴です。管理担当者だけでなく、各部門の業務効率化にもつながります。ここでは、主な部門別の活用イメージを紹介します。
情報システム部門での活用
情報システム部門では、全社で利用されているサービスの状況を把握する役割を担います。手作業で管理している場合、サービス数の増加に伴い、状況確認に時間を要します。
SaaS管理システムを導入すると、契約情報や利用状況をまとめて確認可能です。管理業務の負担軽減が期待でき、日常的な運用を効率的に進めやすくなります。
総務部門での活用
総務部門では、入退社時の手続きや備品管理など、幅広い業務に対応しています。SaaSの利用状況が不明確な場合、必要な対応が後手に回る傾向があります。
SaaS管理システムを活用すると、利用者とサービスの関係を整理できます。対応内容を把握しやすい管理体制が整い、総務業務全体の円滑な運用につながる点が特徴です。
経理部門での活用
経理部門では、サービス利用料の支払い管理が重要な業務の一つです。契約数が増えるにつれて、請求内容の確認に手間がかかります。
SaaS管理システムを使うと、契約中のサービスや費用を一覧で把握可能です。支出状況を整理しやすくなり、コスト管理の精度向上が期待できます。
成長フェーズ別のSaaS管理システム活用場面
企業の成長段階によって、SaaS管理に求められる役割は変わります。規模や体制に合わせて、管理方法を選ぶことが大切です。ここでは、成長フェーズごとの活用イメージを解説します。
スタートアップ段階での活用
スタートアップ企業では、少人数で多くの業務をこなす必要があり、管理に手間をかけられない状況が想定されます。
SaaS管理システムを導入することで、利用サービスを整理しやすくなります。将来的な拡大を見据えた管理の土台づくりにつながる場合もあり、早期から仕組みを整える選択肢として有効です。
成長期企業での活用
事業拡大に伴い部門や人員が増えると、管理が複雑になります。従来の方法では対応しきれなくなることがあります。
SaaS管理システムは、全体を俯瞰して管理する手助けになります。業務の属人化を防ぐ効果も期待され、成長スピードに合わせた管理体制づくりに役立ちます。
大企業での活用
大企業では多数の部門や拠点でサービスが使われるケースが多く、全体像の把握そのものが課題になりがちです。
SaaS管理システムを導入すると、情報を一元的に整理できます。管理ルールの統一にもつながり、複雑な環境下でも管理状況を把握しやすい体制を構築可能です。
SaaS管理システム活用時のポイント
SaaS管理システムを導入する際は、ツールを導入するだけでなく運用の考え方も重要です。事前にポイントを押さえておくことで、活用しやすくなります。
管理ルールの明確化
誰がどの範囲まで管理するのかを明確にしておく姿勢が重要です。ルールが曖昧なままだと、導入した仕組みを十分に活かしきれない場合があります。SaaS管理システムの導入時には、運用ルールについてもあわせて整理しておきましょう。
定期的な見直し
サービスの利用状況は、時間の経過とともに変化していきます。定期的に状況を確認することで、管理が形骸化するリスクを抑えられます。見直しを前提とした運用が、長期的な活用につながります。
関係部門との連携
SaaS管理は、特定の部門だけで完結するものではありません。情報共有や部門間の連携が重要です。関係部門が仕組みを理解し、協力体制を築くことで、運用全体が円滑に進みやすくなります。
まとめ
SaaS管理システムは、利用サービスの増加や働き方の変化に対応するための管理基盤として活用されています。業務場面や部門、成長フェーズごとに役立つポイントが異なるため、自社の状況を整理することが大切です。
ITトレンドでは、複数のSaaS管理システムを比較しながら資料請求できます。自社に合った管理方法を検討するために、まずは気になる製品の資料請求から始めてみてはいかがでしょうか。
