人事データベースの項目や構築方法を解説！目的やメリット、おすすめシステムも紹介

人事データベースとは

人事データベースとは、従業員の人事情報など人材に関するあらゆるデータを集約し、可視化したものです。人事管理データベース・人材データベース・社員管理データベースなどと呼ばれることもありますが、目的は共通しており、人事情報の共有や分析のために用いられます。人事データベースの構築により、人事に関する膨大なデータを適切に管理でき、戦略的な人材配置や育成が効果的に行えるでしょう。

人事データと人材データベースの違いと関係性

「人事データ」は、従業員の基本情報、評価、勤怠、スキルなど、人事業務に関するあらゆる情報を指します。一方、「人材データベース」は、これらの人事データを体系的に蓄積・整理・活用するための仕組みです。単にデータを保存するだけでなく、項目同士を関連付けて管理できるため、戦略的人事やタレントマネジメントの実現にも貢献します。

例えば、「特定のスキルをもつ従業員」や「過去3年以内に昇進した従業員」など、条件に応じた人材を簡単に抽出できるため、育成・配置・評価といった人事戦略の実行がスムーズになります。こうした活用のためにも、人事データを整理して人材データベースを整備することは、企業にとって大きな価値があります。

人事データベースがビジネスにおいてどのように活用できるのか、具体的なイメージを掴みたい方には以下の記事がおすすめです。

人事データベース構築のメリット

人事データベースには、人材データとして従業員の基本情報はもとより、人事評価情報やスキル情報なども蓄積されます。そのため人事データベースを構築することで、以下のような効果が見込まれるでしょう。

■人的資源をより有効活用できる

自社にどのような技術・経験をもった従業員がいるのかを把握しやすいでしょう。従業員の人事情報を収集・分析することで、適材適所の配置を手助けし適切な人事施策が講じられます。

■人事管理の業務効率化

人事情報のデータベース化により、人事情報が可視化されます。人事情報の共有やスキルの抽出などが簡単に行え、人事管理の手間が大幅削減できるでしょう。

人事データベースに必要な項目

人事データを効果的に活用するために集積したいデータ項目について解説します。

基本情報

従業員の基礎情報は必須項目です。具体的には以下のような情報が含まれます。

• ●氏名
• ●年齢や生年月日
• ●性別
• ●住所
• ●学歴
• ●入社日や勤続年数
• ●家族情報
• ●従業員ID

人事評価

従業員の人事評価情報も重要な管理項目です。評価内容や評価点数、評価時期だけでなく、公平性を保つために評価者名も記録しておくとよいでしょう。

勤怠

残業や遅刻・早退、欠勤や有給取得日数などの勤怠状況もデータベースに組み込みましょう。従業員の働き方に焦点をあてたデータ抽出などに役立ちます。

スキル

保有資格や語学力、スキルなどの情報は、人材育成や適材適所の配置を行う際の必須データです。ほかにも入社以前から現在に至るまでのキャリアや、研修受講履歴などもスキル管理の有用なデータとなり得ます。

マインド

適性検査や面談の結果、キャリア志向など、従業員の仕事に対するモチベーションもデータベース化しましょう。従業員に対して適切なマネジメントができ、生産性の向上につながります。

職務内容

所属部署や職位、業務内容や目標など、現在の職務データも残しておきましょう。人材研究や全社的な情報共有に役立ちます。

人事データベースを構築・運用する際のポイント

人事データベースの構築に伴い、注意が必要なポイントをまとめました。

データベース運用ルールの作成

人事データベースには膨大な個人情報が含まれるため、情報漏えいやデータの悪用を防ぐためにも運用ルールの設定が必要不可欠です。各項目に応じた閲覧制限やアクセス権限についてルール化し共有しましょう。

また、データベースは定期的な更新が欠かせません。更新がないと最新情報が反映されず、いずれ活用されなくなります。更新頻度が多すぎても担当者の負担が増えるため、更新頻度をあらかじめ決めておきましょう。

運用はスモールスタート

全社規模のプロジェクトでも、まずはスモールスタートを心がけてください。スタートの段階で完璧なデータベース構築を追い求めると、相当な労力が必要となりデータベース自体が構築できない恐れもあります。小さくはじめて大きく育てるためにも、拡張性の高いデータベース設計が必要です。

人事データベースの構築方法

人事データベースの作り方に興味があるという方は多いでしょう。人事データベースを設計・構築するための方法は大きく２つあります。

自社で構築する

人事データベースを自社で構築する一つの方法として、エクセルが挙げられます。しかし、一元管理が難しいことに加え、権限設定やセキュリティの面で不安が残ります。データ量にも限界があり、拡張性の点でも課題があるでしょう。

人事データベース機能搭載の人事システムを活用する

人事データベース構築が可能なツールやソフトを利用する方法もあります。特におすすめなのが「人事システム」です。

人事システムとは、人事情報を一元管理できるシステムのことです。人事に関するあらゆるデータを一括で管理するため、人事業務の効率化を図れます。またシステムの活用により、タレントマネジメントの運用も効果的に行えるでしょう。その結果、戦略的な人材配置を可能とし、経営戦略実現をサポートします。

データベースの構築に自社のリソースを割く必要がなく、蓄積した人事情報を人事戦略にまで活かせるのが、システム導入のメリットです。

人事システムの主な機能

• ●人事情報管理（従業員の個別情報を蓄積できる機能）
• ●人事評価
• ●給与計算
• ●人材育成や採用のための分析
• ●人員配置

以下の記事では、人事システムの機能や導入メリットについて詳しく解説しているので、システム導入に関心がある方はぜひ参考にしてください。

データベース構築におすすめの人事システム【比較表】

人事データベース構築に役立つ人事システムを比較表にまとめました。各製品の特徴や機能、口コミレビュー評価などを確認できるので、製品選定の材料として活用ください。

より多くのツールを比較検討したい方には、一括資料請求がおすすめです。手間なく各社製品の詳細情報を入手できるため、効率のよい比較検討が実現するでしょう。

データベース構築におすすめの人事システム

ここからは、人事データベースの構築が可能な人事システムを紹介します。ITトレンドの年間資料請求ランキング2025の上位にランクインした、注目度の高い製品ばかりです。

より多くの製品を比較したい方や、システムの選び方についても知りたい方は、ぜひ以下の記事も一読ください。

なお最新（過去30日間）の人気ランキングは、以下のボタンから確認できます。

人事システム導入・活用のポイント

人事システムの導入を検討する際に押さえておきたいポイントを解説します。

活用目的の明確化と必要データの把握

人事システムは、目的によって活用されるデータが異なります。人事部門の業務効率化が目的なのか、または戦略的な人員配置が目的なのか、自社の導入目的を明確にしましょう。

人事システムを業務の効率化や生産性のアップを図るために利用するのであれば、人事情報や労務、勤怠さらには給与情報といったデータが必要です。

人事システムを経営の面から戦略的に利用するのであれば、従業員のスキルや実績などのデータが求められるでしょう。

システム活用の意義を啓蒙

人事システムの導入を進めるためには、大量の情報や画像がデータとして必要です。データの処理には、人事部門のスタッフに加え、各部門の協力が必要不可欠です。協力を仰ぐためにも、人事システム導入のメリットや意義を全従業員に感じてもらう必要があるでしょう。

以下のページでは、人事システムを導入した企業の活用事例が確認できます。導入目的や効果などが具体的に語られているため、ぜひ参考にしてください。

参考：人事システムに関連する導入事例一覧｜ITトレンド

人事データベース活用で人事管理業務を効率化しよう

人事データベースの構築により、人事情報の可視化や一元管理、戦略的な人材配置が実現します。

人事システムは、人事データベースを簡単に構築でき、分析や経営戦略にも活用可能です。まずは人事データベースを構築したい目的を明確化し、人事システムの導入もあわせて検討ください。