業務可視化ツールと類似ツールとの違いをわかりやすく整理

業務可視化ツールと類似ツールの違いが重要な理由

業務改善を目的にツール導入を検討する際、各ツールの違いを理解せずに選ぶと、期待した効果が得られない場合があります。業務可視化ツールと類似ツールの役割を整理することで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。ここでは、違いを把握すべき理由を３つの視点から解説します。

目的に合わないツール選定を防げる

業務改善に使われるITツールは、目的によって適した種類が異なります。業務可視化ツールは、現場の業務プロセスや作業負荷を把握する点に強みがあります。

一方で、数値分析や業務の自動化を主な目的とするツールとは役割が異なります。違いを把握しないまま導入すると、想定していた課題が解決せず、再検討が必要になる可能性もあるでしょう。

自社の導入目的を整理しやすくする

ツール導入を成功させるには、自社が何を改善したいのかを明確にする必要があります。業務の流れを把握したいのか、数値を分析したいのか、自動化による効率化を進めたいのかによって、選択肢は変わります。

業務可視化ツールは、業務全体の構造や課題を整理したい企業に最適です。各ツールの違いを理解することで、自社の課題と導入目的を結び付けやすくなります。

ツール投資の効果を高めやすくする

ITツールの導入には、ライセンス費用だけでなく、運用や定着にかかる工数も発生します。目的に合わないツールを選ぶと、費用に対する効果を実感しにくくなるかもしれません。

業務可視化ツールは、改善すべき業務を見極めるための基盤として活用できます。適切なツールを選定できれば、結果として投資対効果の向上につながります。

以下の記事では業務可視化ツールの価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

業務可視化ツールとBIツールの違い

業務可視化ツールとBIツールは、いずれも「見える化」を行う点で混同されやすい製品です。ただし、可視化する対象や活用される場面には明確な違いがあります。ここでは、両者の違いを整理して解説します。

可視化対象の違い

業務可視化ツールは、業務プロセスや作業内容、担当者の動きなどを可視化します。業務がどのような流れで進んでいるのかを把握しやすい点が特徴です。

一方、BIツールは売上や利益といった数値データを集計し、グラフや表で可視化します。業務の進め方そのものを見るか、結果として表れた数値を見るかという点に違いが見られます。

分析の粒度の違い

業務可視化ツールは、現場レベルの作業単位まで把握しやすい点が特徴です。誰がどの業務にどれくらいの時間を使っているのかを整理し、日々の業務状況を具体的に把握できます。

一方、BIツールは経営や部門単位での数値分析に適しています。細かな業務改善に活用する場合と、全体の傾向を把握する場合とでは、分析の粒度が異なると考えられるでしょう。

利用部門の違い

業務可視化ツールは、現場部門や管理部門を中心に利用される傾向があります。日々の業務改善に直結する情報を扱うため、現場に近い立場で活用されやすい点が特徴です。

一方、BIツールは経営層や企画部門で活用されるケースが多く見られます。どの部門が主に利用するかという視点も、ツール選定時の重要な判断材料になります。

BIツールについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考になります。主な機能や導入メリット、製品選定のポイントをわかりやすく解説しています。

業務可視化ツールとRPAツールの違い

業務改善を検討する中で、業務可視化ツールとRPAツールを同時に比較する企業も少なくありません。ただし、両者は担う役割や活用フェーズが異なります。ここでは、それぞれの違いを整理しながら、導入の考え方や活用のポイントを解説します。

役割の違い

業務可視化ツールは、業務の流れや作業内容を見える形にし、課題を把握するためのツールです。業務全体を整理し、改善の方向性を検討する際に役立ちます。

一方、RPAツールは、人が行っている定型業務を自動化するツールです。すでに手順が固まっている作業を効率化する役割を担います。可視化と自動化では、そもそもの役割が異なるといえるでしょう。

導入目的の違い

業務可視化ツールは、業務のムダや偏りを把握し、改善点を見つけることを目的に導入されます。業務全体を俯瞰し、どこに課題があるのかを整理したい場合に向いています。

RPAツールは、作業時間の削減や人為的ミスの抑制を目的に導入されるケースが多く見られます。可視化を行わずに自動化を進めると、十分な効果を得られない可能性もあるため注意が必要です。

活用タイミングの違い

業務可視化ツールは、業務改善の初期段階で活用されるケースが多くあります。現状を把握し、改善すべき業務を洗い出す場面で役立ちます。

RPAツールは、改善対象となる業務が明確になった後の活用に適しています。段階的に導入を進めることで、無理のない業務改善につなげやすくなるでしょう。

RPAツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。サーバ型やデスクトップ型、クラウド型といった提供形態の違いや、それぞれの特徴について解説しています。

業務可視化ツールとプロジェクト管理ツールの違い

業務管理という観点から、業務可視化ツールとプロジェクト管理ツールを比較するケースもあります。ただし、両者は管理対象や改善へのアプローチが異なります。ここでは、それぞれの違いを整理し、用途の違いをわかりやすく解説します。

管理対象の違い

業務可視化ツールは、日常的に行われている業務全体を可視化します。定常業務や間接業務も含めて整理できるため、業務の偏りやムダを把握しやすい点が特徴です。

一方、プロジェクト管理ツールは、期間や目標が設定されたプロジェクト単位の業務を管理します。日常業務全体を見るか、特定の業務単位を管理するかという点に違いがあります。

改善アプローチの違い

業務可視化ツールは、まず現状を把握し、そのうえで改善点を洗い出すアプローチを取ります。業務の進め方そのものを見直したい場合に、活用されやすいツールです。

プロジェクト管理ツールは、進捗管理やタスク管理を通じて、設定された目標の達成を支援します。改善の起点が異なる点も、両者の大きな違いといえるでしょう。

データ活用範囲の違い

業務可視化ツールは、部署をまたいだ業務データを横断的に活用できます。部門間の業務量の偏りやボトルネックを把握する場面で役立ちます。

一方、プロジェクト管理ツールは、特定のプロジェクト内でのデータ活用が中心です。全社的な視点で業務を見るか、個別案件を管理するかという違いがあります。

プロジェクト管理ツールを導入したい方には、主要製品をまとめた以下の記事も参考になります。導入効果や価格相場、機能やメリットなどの基本情報を網羅しています。

まとめ

業務可視化ツールは、業務の流れや作業内容を見える形にし、改善のきっかけをつくるためのツールです。BIツールやRPAツール、プロジェクト管理ツールとは、役割や活用シーンが異なります。違いを理解したうえで選定することで、ミスマッチを防ぎやすくなります。

業務改善を検討している場合は、まず業務可視化ツールから情報収集を行うのも一つの方法です。ITトレンドでは、複数の業務可視化ツールをまとめて資料請求できます。比較検討にぜひご活用ください。