RPAでできること【部門・業務別】
RPAは、さまざまな部門の定型業務を自動化できます。ここでは、代表的な業務を部門別に紹介します。
【経理・財務】請求書発行、入金消込、交通費精算
経理・財務部門は、RPAと相性のよい定型業務が多く存在します。例えば、販売管理システムからデータを抽出し、請求書フォーマットに転記して発行する作業や、銀行の入出金データと請求データを照合する入金消込作業を自動化できます。また、申請された交通費が規定ルートかを確認し、精算システムへ入力する業務もRPAの得意分野です。
【人事・総務】勤怠管理、労務管理、メール配信
人事・総務部門では、従業員の勤怠データのチェックや集計、給与計算システムへの入力といった作業を自動化できます。入退社手続きに伴う各種システムへのアカウント登録・削除や、全社への定型的な案内メール配信などもRPAで効率化が可能です。これにより、担当者はより戦略的な人事業務に時間を割けるようになります。
【営業・マーケ】競合調査、レポート作成、顧客登録
営業・マーケティング部門では、競合他社のWebサイトから価格情報や新製品情報を定期的に収集し、リスト化する作業を自動化できます。また、アクセス解析ツールや広告管理画面からデータを抽出し、定型のレポートを作成する業務もRPAに任せられます。名刺情報や問い合わせフォームの内容をSFAやCRMに登録する作業も、RPAで効率化できる代表的な業務です。
【共通】データ入力、システム間連携
部門を問わず発生するのが、単純なデータ入力作業です。紙の書類をOCRで読み取ったデータを基幹システムに入力したり、Excelのリストを別のシステムに転記したりする作業は、RPAの活用でヒューマンエラーをなくし、大幅な時間短縮が期待できます。また、API連携ができない古いシステム間でのデータ受け渡しも、RPAが画面操作を代行することで実現可能です。
RPAでできないこと（苦手な業務）
RPAは万能ではなく、苦手な業務も存在します。導入後に「思ったように自動化できなかった」という事態を避けるため、RPAでできないことを正しく理解しておきましょう。
人の判断が必要な業務
RPAは、事前に定義されたルールに従って動くため、状況に応じた柔軟な判断ができません。例えば、クレーム対応や商談における価格交渉など、相手の反応や文脈を読み取って対応を変える必要がある業務は自動化に向いていません。例外的な処理が多い業務も、すべてのパターンをルール化するのが困難なため、RPA化は難しいでしょう。
ルールや手順が頻繁に変わる業務
業務の手順や使用するシステムの画面デザインが頻繁に変更される場合、RPAはその都度シナリオ（ロボットの動作手順）を修正する必要があります。修正作業に手間がかかり、かえって非効率になる可能性があります。そのため、業務プロセスが標準化され、安定している作業を自動化の対象に選ぶことが重要です。
手書き文字や画像の解析
標準的なRPAは、手書きの文字や印影、図形といった非構造化データを正確に認識・解析することはできません。これらの情報を扱う業務を自動化したい場合は、AI技術を搭載した「AI-OCR」など、高度な機能を持つツールとの連携が必要です。自社の業務で扱うデータがデジタル化されているかどうかが、RPA導入のひとつの判断基準になります。
RPAの活用事例とビジネス効果
続いてRPAの得意分野を生かした実際の活用事例について解説します。RPAの活用によって、どのような業務が効率化され、ビジネスの生産性が向上したのでしょうか。
経理部門の入金消込作業を効率化
１つめの事例として、経理部門の入金消込作業の自動化が挙げられます。入金消込とは、売上が発生した時点で計上される「売掛金」を、実際の入金で消し込む作業です。この作業は従来人力で行うのが当たり前でした。
しかし入金消込作業は単純な定型ルーチン業務のため、RPAを活用すれば大きく工数を削減できます。実際の現場では、ツールを用いて自動化し工数を20日から２日に短縮した事例もあります。このような定型ルーチン業務を短縮できれば、人は柔軟な判断を必要とする業務に集中できるでしょう。
RPAで自動化できる業務は、特に経理や会計業務に多く相性がよいとされています。より多くの活用事例を参考にしたい方は以下の記事もご覧ください。
コールセンターのオペレーター業務を効率化
RPAの利用で、コールセンター業務の効率化につながる例もあります。コールセンターは顧客対応を行う部署であり、人的な判断を要する機会が多いためRPAにそぐわないと考える人も多いかもしれません。
たしかに顧客との折衝をRPAに代替させることはできません。しかし、顧客情報の照会やデータベースへの反映などの単純作業であればRPAの活躍が期待できます。例えば、顧客情報参照のための画面遷移に時間がかかっていたところ、RPAを使って数回の処理に短縮できた例が挙げられます。
ECサイトのマーケティング業務を効率化
RPAを活用し、ECサイトのマーケティング業務を効率化した事例を紹介します。自社ブランドに興味を持って訪れたユーザーを、各販売サイトに誘導するために比較サイトを作成。しかし価格や在庫といった情報はリアルタイムで更新されるため、それらをすべて人力で取得するのは大変な工数がかかると想定できます。
そこで、RPAを使って情報を自動取得し工数の削減を実現。ユーザビリティの向上からECサイトへのトラフィックが増加し、売上増という結果を得られることがあります。さらに、RPAによる情報収集を行えば時間の短縮につながり、戦略的な立案に充てる時間を増やせます。
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RPAのメリットとデメリット
RPAの活用で業務を効率化できるとわかりました。あらためてRPAのメリットとデメリットについて確認していきましょう。
メリット
まずRPA導入のメリットは大きく３つあります。
- ■業務効率化・生産性向上が期待できる
- RPAはルールが明確に定まっている定型業務を自動化できるツールです。 手を動かすだけの単純作業を優先的にRPAに代替させることにより、従業員は人的な判断が要求される業務に集中できるようになります。限られたリソースを必要なところに集めれば、自ずと業務効率化や生産性の向上、そして作業品質のアップが見込めます。
- ■コスト削減につながる
- 本来従業員が行っていた業務をRPAが担うため、人的コストの削減につながるでしょう。もちろんRPA導入には費用がかかりますが、新しく人を雇って教育することと比べたら、一般的にはコストが抑えられるとされています。人間と違い、RPAは24時間365日稼働できるうえ、休日出勤代や残業代が必要ない点もメリットでしょう。
- ■導入規模によっては短期間で導入可能
- RPAの主な提供形態は、オンプレミス型とクラウド型の２種類があります。クラウド型は自社サーバの構築が不要なため、導入コストが抑えられ短期間での導入も可能です。またPC１台から導入できるデスクトップ型は、スモールスタートに向いています。ただし大規模に導入したい場合は、導入に半年から１年かかる場合もあるため注意が必要でしょう。RPAは多くのツール・サービスがリリースされているため、ユーザーは自社の規模に適した製品を自由に選べます。
なお製品を検討したい方には、以下の記事がおすすめです。提供形態や機能を一覧で比較できます。
デメリット
次に、RPA導入のデメリットとして考えられるのは大きく分けて２つあります。
- ■業務変更への対応が困難
- 業務変更や仕様変更があった際には、新たにルールを決め直す必要があります。これは手間が増える可能性があるという点でデメリットでしょう。例えば、情報を取得していたシステムの外観や内部構造の変更が生じた場合、RPAツールの再設定が必要になります。
- ■柔軟性の確保が重要
- RPAを活用する際には、多少の業務変更や仕様変更にも対応できるようにすることが大切です。ルーチンを組む際には、少ない箇所の変更で多くのシーンに対応できるような、柔軟性の高い設定を心掛けるべきです。これにより、後々の不便を避けられます。
作業のRPA化はどこまですべき？
RPAの導入は、多くの企業にとって効率化とコスト削減につながりますが、すべての業務を自動化することが常に最善とは限りません。作業のRPA化を検討する際、以下のポイントを深く考えることが重要です。
自動化の適切性
定型的で繰り返し行われる業務は、エラーの少ない一貫したパフォーマンスを求められるため、RPAに最適です。例えば、データ入力、ファイルの整理、標準的な報告書の作成などがこれに当たります。
一方、戦略的な意思決定、クリエイティブな企画、顧客との交渉など、人間特有の判断力や創造性を必要とする業務は人の手に委ねるべきです。これらの作業は、状況に応じた柔軟な対応や深い洞察力が求められるため、RPAでは適切に対処することが難しいからです。
コストとリターンのバランス
RPA導入のコストには、ソフトウェアの購入費用やシステムのカスタマイズ、従業員の研修費用などが含まれます。これらの初期投資は、結果としての時間節約やエラーの減少、生産性の向上など期待される効果と比較して、正当化できるものでなければなりません。
例えば、毎日数時間を要するデータ入力作業を自動化することで、１年間でどれだけの労働時間を節約できるかを計算し、それが導入コストに見合うかを評価する必要があります。短期間でのコスト回収が見込めない場合や、長期的なメンテナンス費用が過大になる場合は、自動化の範囲を再検討すべきかもしれません。
業務の複雑性
業務が複雑で、多くの例外や変更が必要な場合、RPAの導入は困難になるでしょう。単純な業務からRPA化をはじめ、徐々に自動化の範囲を拡大するアプローチが望ましいといえます。
例えば、最初は基本的なデータ入力から始め、その後プロセスが安定してきたら、より複雑なデータ分析やレポート作成にRPAを適用することを考えるとよいでしょう。
柔軟性と適応性
環境や業務内容が頻繁に変化する場合、RPAはその変更に迅速に対応できない可能性があります。そのため、定期的にプロセスが変更される業務よりも、変更が少なく安定している業務の自動化をするのが理想です。
例えば、一定のルールにもとづく毎月の報告書作成は自動化のよい候補ですが、頻繁に変更が発生する緊急の顧客対応は、RPAよりも人の判断が求められる場合が多いでしょう。
自社の業務に適したRPA製品導入で生産性向上を図ろう
RPAは単純な定型処理の自動化を得意とするツールです。仕事を行ううえでルーチンワークは欠かせませんが、RPAに代替できれば人は柔軟な判断を要する業務に集中できるでしょう。
一方で、RPAは例外的な処理や急な業務変更への対応は難しいことも覚えておく必要があります。RPAにできることとできないことを正しく把握したうえで、自社の業務に適したRPA製品を導入し、業務効率化と生産性の向上を目指しましょう。
