報告書を自動作成するメリットは？
まずは、報告書のを自動作成するメリットについて解説します。
コストを削減できる
ビジネスにおいて、会議の前後や１日の業務の終わりに報告書を作成する機会は多いでしょう。特にデータの分析やパーセンテージの算出・グラフ化などが必要な報告書は時間がかかるうえ、フォーマットや計算式が壊れたり、修復に時間をとられたりしがちです。
そこで報告書作成業務を自動化すれば、時間を大幅に短縮できます。ツールを利用した場合であれば、フォーマットが崩れることを防いだり、自動でエラーチェックが入ったり、ワンクリックで集計からレポート出力まで自動化できたりもします。その結果、コスト削減や業務効率の向上につながるでしょう。
仮に時間給が2,500円の社員が行う１時間の報告書作成業務を削減できれば、１か月20日稼働で計算すると50,000円削減できます。同様の従業員が10人いれば500,000円のコスト削減を実現できることになります。
ビジネスが円滑になる
報告書作成を自動化すれば、専門知識がなくても業務時間を短縮できます。今まで担当者しか作成できなかった報告書も、属人化することなくスムーズに仕上げられるでしょう。また、ヒューマンエラーの発生を抑えられるため、正確な報告書作成が可能です。
このように報告書を自動作成すれば、時間短縮と正確性向上により、クライアントへの対応も迅速になります。報告書をもとにした情報共有も効果的に行えるため、業務効率も向上するでしょう。
さらに、短縮した時間は別の業務に配分できるため、ビジネスが円滑になりやすいでしょう。
報告書を自動作成するには？
つづいては、報告書を自動作成する具体的な方法を見ていきましょう。
ExcelのVBAやマクロを使用する
ExcelのVBAやマクロを使えば、習慣化している操作にかかる時間が簡単に縮まります。
マクロは自動化を実現する機能であり、登録すると既存のデータをもとにグラフを作成できます。VBAは自動化を実現するために使われるプログラム言語のことで、マクロはVBAを利用すれば数値を転記する煩雑な作業を省けるでしょう。
たとえば手作業でグラフを作成すると、データの集計から名称の入力まで複数の項目があるため、作業時間が膨張しやすい傾向があります。その業務がボタン１つに集約すれば、かなりの時間を短縮できるでしょう。
Excelを使って報告書を作成する業務はどこの部署でもあるため、自動化を実践すれば会社単位で業務効率がアップします。
報告書自動作成ツールを使用する
ExcelのVBAやマクロは便利ですが、使いこなすには専門的な知識が求められます。そのため、マクロを作成できる一部の社員に負担が集中しやすいデメリットがあるでしょう。そこでおすすめなのは、報告書自動作成ツールです。
報告書自動作成ツールであれば、専門的な知識がなくても報告書を作成できます。ツールの中にはタブレットやスマートフォンで操作できるものもあり、隙間時間の報告書作成も可能です。他にもペーパーレスを実現したり、効果的に業務時間を短縮できたりなどたくさんのメリットがあります。
こちらではITトレンドで過去30日間、ユーザーから問い合わせの多かった「報告書作成自動化ツール」を紹介しています。製品の口コミや、ほかのユーザーがどの製品を資料請求しているのかの傾向がわかるので、あわせて参考にしてみるとよいでしょう。
報告書自動作成ツール比較
では、具体的にどのような報告書自動作成ツールがあるのか見ていきましょう。
Smart Report Cloud
- 入力ゼロ！現場の「写真・音声・伝票」をAIが自動解析
- AIが標準フォーマットで報告書を自動生成
- 作成した報告書はデジタル資産として一元管理
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「Smart Report Cloud」は、写真・音声・手書きメモをスマホで撮るだけでAIが自動解析し、構造化された報告書や議事録を生成するクラウド型報告書自動作成ツールです。現場業務の報告負担を大幅に削減し、Word/Excel形式で出力・共有が可能です。
ActiveReports （メシウス株式会社）
- 1998年発売、開発ライセンス累計10万本超のロングセラー製品
- 帳票デザイナで直感的にデザイン可能
- PDF・Excel出力に加えパスワード設定も可能
ActiveReportsJS （メシウス株式会社）
- Windows/Mac両対応の帳票デザイナ
- 日本仕様の帳票作成機能を搭載
- PDF/Excel等へのクライアントサイド出力が可能
DioDocs （メシウス株式会社）
- Excel や Adobe Acrobat に依存しない軽量・高速な API
- Excel／PDFの API でテンプレート構文などを実装
- 最新版では PDF に AI アシスタント機能を追加
フィールド業務情報共有システム （株式会社日立ソリューションズ）
- 点検項目や帳票様式を自由に設定・変更可能
- 作業データ参照や進捗をリアルタイム確認
- マルチプラットフォーム対応
CheckNote
CheckNoteはスマートデバイスで点検結果のデータを入力し、そのまま自動で報告書を作成できるクラウドサービスです。データを入力すれば、WebシステムやExcelに自動出力されるため、報告書作成業務の負担が大幅に軽減します。インターネット環境があればどこでも利用できるため業務が効率化します。
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まとめ
報告書を自動作成することでコスト削減できるだけでなく、ビジネスが円滑に進むようになります。報告書の自動作成はExcelのマクロやVBAを利用すれば実現できますが、専門知識をもつ社員が少ない場合は、ツールを導入するのがおすすめです。
まずは気になった製品の資料を請求し、それぞれの製品が自社の求める条件をクリアしているか比較したうえで導入するようにしましょう。
