経費精算でよくある課題とは
経費精算業務は、申請者・承認者・経理担当者が関わるため、どこか一つに負担やミスが生じると全体に影響します。 まずは、多くの企業で共通して見られる代表的な課題を整理します。
申請や承認に時間がかかる
紙や表計算ソフトで経費精算を行っている場合、申請書の作成、上長への提出、差し戻し対応などに多くの時間を要します。 承認状況が見えにくく、「今どこで止まっているのか分からない」という状態になりがちです。 結果として、経費精算の処理が月末や月初に集中し、担当者の負担が増える原因になります。
記入ミスやルール違反が頻発する
勘定科目の選択ミス、金額の入力誤り、必須項目の未記入など、人の手による入力作業には一定のミスが伴います。 社内ルールが複雑な場合、申請者が正しく理解できず、差し戻しが常態化するケースもあります。 この状態が続くと、申請者・承認者双方のストレスにつながります。
領収書の管理が煩雑
紙の領収書を保管する運用では、紛失や劣化のリスクがあります。 経理担当者が後から内容を確認する際に、該当の領収書を探す手間も発生します。 電子帳簿保存法への対応を検討する中で、不安を感じている企業も多いでしょう。
会計ソフトへの転記が負担
経費精算データを会計ソフトへ手入力している場合、二重入力による手間や入力ミスが起こりやすくなります。 特に件数が多い企業では、月次決算の遅延につながる可能性があります。
経費の全体像が見えない
部門別や費目別の経費状況を把握できず、「どこにどれくらい使われているのか分からない」という声もよく聞かれます。 結果として、コスト削減や予算管理に活かせない状態が続いてしまいます。
経費精算システムで期待できる解決策
これらの課題は、経費精算システムの導入によって改善が期待できます。 ここでは、課題ごとに具体的な解決策を整理します。
申請から承認までを自動化・可視化
経費精算システムでは、申請・承認の流れをシステム上で完結できます。 承認状況が一覧で確認できるため、処理の停滞を防ぎやすくなります。 通知機能により、承認待ちや差し戻しも把握しやすくなる点が特長です。
入力チェックでミスを抑制
必須項目の入力チェックや、社内ルールに基づいた制御により、記入漏れや不正確な申請を減らせます。 領収書の画像読み取り機能を備えるシステムでは、金額や日付の自動入力も可能です。 これにより、人為的ミスの発生を抑えやすくなります。
領収書の電子管理でペーパーレス化
スマートフォンで撮影した領収書をデータとして保存できるため、紙の保管が不要になります。 検索性が向上し、監査や確認作業の効率化にもつながります。 電子帳簿保存法に対応した保存要件を満たすシステムを選ぶことで、法対応の負担軽減も期待できます。
会計ソフト連携で転記作業を削減
多くの経費精算システムは会計ソフトと連携し、仕訳データを自動作成できます。 これにより、二重入力を防ぎ、経理担当者の作業時間削減が見込めます。 月次処理のスピード向上にもつながります。
経費データの見える化
経費データを一元管理することで、部門別や費目別の集計が容易になります。 グラフやレポート機能を活用すれば、経費の傾向を把握しやすくなり、経営判断の材料として活用できます。
経費精算システム導入の共通メリット
経費精算システムの導入によって期待できる主なメリットは次の通りです。
- ■業務効率の向上
- 申請・承認・仕訳の自動化により、手作業を減らせます。
- ■ミスや差し戻しの削減
- 入力チェックやルール設定により、人為的ミスを抑制します。
- ■ペーパーレス化
- 領収書の電子保存で管理負担を軽減できます。
- ■経費の可視化
- データ分析により、経費管理の精度向上が期待できます。
導入時に注意したいポイント
経費精算システムを導入すれば、全ての課題が自動的に解決するわけではありません。 効果を高めるためには、事前準備と運用設計が重要です。
現状業務の整理
現在の経費精算フローを可視化し、どこに課題があるのかを整理することが重要です。 これにより、必要な機能を明確にできます。
社内ルールの見直し
システム導入を機に、複雑になり過ぎたルールを整理すると、運用が定着しやすくなります。
関係者への周知と教育
申請者・承認者・経理担当者それぞれが使い方を理解できるよう、説明や教育の時間を確保することが大切です。
経費精算システムの代表的な製品
ここでは、経費精算システムカテゴリの中から代表的な製品を紹介します。
ジョブカン経費精算
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は、申請から承認、仕訳までを一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。 操作画面が分かりやすく、初めてシステムを導入する企業でも利用しやすい点が特長です。
Bill One経費
- 社員による経費の立替払いをなくせるBill Oneビジネスカード
- 領収書の受け取りから承認・仕訳・保管まで全てオンラインで完結
- 作業の自動化による業務効率化で企業全体の生産性が向上
Sansan株式会社が提供する「Bill One経費」は、請求書管理サービスと連携し、経費処理の効率化を支援します。 経理業務全体のデータ活用を重視する企業に向いています。
Spendia
- 大手企業の複雑な要件に対応できる高い柔軟性
- グローバル製品では見落とされがちな日本企業特有の要件に対応
- 大手独立系SIであるTISによるトータルなサポート体制
TIS株式会社が提供する「Spendia」は、旅費・経費精算に対応したシステムで、複雑な承認フローにも対応可能です。 中堅企業から大企業まで幅広く利用されています。
まとめ
経費精算に関する課題は、多くの企業で共通して発生しています。 経費精算システムを導入することで、業務効率化やミス削減、経費の見える化といった改善が期待できます。 ただし、効果を高めるためには現状整理や運用設計が欠かせません。 自社の課題に合ったシステムを比較検討し、資料請求を通じて具体的な機能やサポート内容を確認することが、導入成功への第一歩です。
