経費精算システムとは
経費精算システムは、従業員が発生した経費を申請し、承認・仕訳・支払データの作成までを効率的に行える仕組みです。従来の紙や表計算ソフトによる手作業の申請をデジタル化し、申請・承認・精算の一連の流れを自動化します。自動ルート検索や領収書のOCR読み取りなど、日々の申請業務を大幅に簡素化できます
経費精算システムが必要な理由
経費精算システムを導入すると、多くのメリットが得られます。特に社員数や経費申請件数が増えるほど効果が顕著になります。
申請・承認・仕訳の効率化
手作業でのExcelや紙による申請では、交通費の計算や領収書整理に手間がかかります。システムなら駅名を入力するだけでルートと料金が自動計算され、領収書は画像から文字を読み取って自動入力できます。また、会計ソフトとの連携により仕訳や振込データの自動作成も可能です。これにより、経理や総務の作業時間を削減できます。
誤入力・不正申請の削減
交通費や領収書の自動計算・読み取りにより、申請ミスや不正申請のリスクが減ります。システム上で申請ルールを設定すれば、規定違反はエラーで止めることも可能で、内部統制が強化されます。
承認プロセスの明確化と追跡
誰がどこで止まっているかがわかるワークフロー機能により、承認待ちが可視化され、スムーズに対応できます。出張中の上長承認もスマホだけで完結でき、書類のやり取りが不要になります。
ペーパーレス対応と法令対応
電子帳簿保存法などに対応したシステムなら、領収書を電子データとして保存できます。紙の紛失リスクがなくなり、保管コスト削減にもつながります。
経費精算システムの導入を見送るケース
経費精算システムを導入すると、多くのメリットが得られる一方で、「必ず導入すべき」とは言い切れないケースもあります。
会社規模が極めて小さい場合
社員数が少なく、経費申請が月数件程度であれば、Excelや紙の運用で十分なケースもあります。この場合は導入費用や運用ルール整備の負担とのバランスを見て判断します。
コスト負担
システムの利用料や導入コストが発生します。導入効果（作業時間やミス削減など）を社内で説明し、投資対効果を提示して承認を得る必要があります。
使い勝手の問題
操作が複雑だと入力負担が増え、かえって効率が下がる可能性もあります。導入前に社内担当者で操作感を確かめ、教育計画を立てることが重要です。
他システムとの連携要件
会計ソフトや他システムとの連携が前提条件の場合、自社の環境に合う製品を選ぶ必要があります。連携できない部分を補完するための追加作業が発生すると、導入効果が薄れることもあります。
会社規模・状況ごとの導入目安
| 会社規模・状況 | 導入の必要性 |
|---|---|
| 1〜10名・月数件の経費申請 | Excel／紙でも可 |
| 10〜50名・定常的な経費申請 | あると明らかに楽 |
| 50名以上・出張や経費件数が多い | ほぼ必須 |
| グループ会社あり・内部統制重視 | 推奨 |
まとめ
経費精算システムは、申請・承認・仕訳の一連を効率化し、誤入力や不正申請の抑止、内部統制の強化など多くのメリットがあります。会社規模や業務量、現在の運用形態によっては、Excelや紙で十分な場合もありますが、一定以上の規模や申請件数がある組織では導入効果が大きいです。自社の状況を踏まえて、システム導入を検討してみましょう。資料請求で各サービスの比較情報を入手して判断することをおすすめします。
