経費精算システムの費用相場の全体像
経費精算システムの費用は、初期費用と月額費用に分けて考えるのが一般的です。 さらに、クラウド型かオンプレミス型かによって金額帯やコスト構造が異なります。 まずは全体像として、どの程度の予算感が多いのかを把握しておきましょう。
クラウド型は低コストで始めやすい
クラウド型の経費精算システムは、インターネット経由で利用するサービス形態です。 初期費用は無料から数万円程度に抑えられているケースが多く、月額料金を支払って利用します。 中小企業や初めてシステム化する企業でも導入しやすい点が特徴です。
オンプレミス型は初期費用が高くなりやすい
オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築して運用する方式です。 自社要件にあわせた設計が可能な反面、システム構築費用やインフラ費用が発生します。 そのため、初期費用は数十万円から数百万円規模になる傾向があります。
初期費用の目安と内訳
初期費用は、システムを利用開始するまでに一度だけ発生する費用です。 金額の幅が大きいため、どのような作業が含まれるのかを理解しておくことが重要です。
クラウド型の初期費用
クラウド型では、初期費用が無料のプランも多く見られます。 有料の場合でも、初期設定や導入サポートを含めて数万円から数十万円程度が一般的です。 自社で設定を行う場合は、初期費用を抑えられるケースもあります。
オンプレミス型の初期費用
オンプレミス型では、サーバー構築やシステム開発、テスト作業などが必要です。 そのため、初期費用は数十万円から数百万円程度になることが多いです。 大規模企業や独自要件が多い企業向けの選択肢といえます。
月額費用の相場感
経費精算システムは、導入後も継続的に利用するため、月額費用の把握が欠かせません。 特にクラウド型では、利用人数に応じて費用が変動します。
1ユーザーあたりの月額料金
クラウド型の場合、1ユーザーあたり月額約300円から500円程度が相場とされています。 利用人数が増えるほど総額は上がりますが、一定人数を超えると単価が下がるプランもあります。
企業全体で見た月額費用
小規模から中規模企業では、月額数千円から数万円程度で利用しているケースが多く見られます。 経費精算件数が多い企業ほど、業務効率化によるコスト削減効果を感じやすい傾向があります。
オプション機能による費用変動
経費精算システムの費用は、基本料金だけでなくオプション機能によっても変動します。 自社に本当に必要な機能を見極めることが大切です。
よくある有料オプション例
- ■領収書画像の文字読み取り
- スマートフォンで撮影した領収書を自動でデータ化する機能
- ■会計ソフト連携
- 仕訳データを会計ソフトへ自動連携する機能
- ■承認ルールの高度設定
- 金額や部門ごとに承認フローを細かく設定する機能
経費精算システムの代表的な製品例
ここでは、ITトレンドで掲載されている経費精算システムの中から、代表的な製品を紹介します。 費用や機能は製品ごとに異なるため、比較検討が重要です。
ジョブカン経費精算
- 導入実績4万社以上。月額料金業界最安クラス！無料プランあり
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は、交通費や立替経費の申請から承認、仕訳までを一元管理できるクラウド型経費精算システムです。 操作がわかりやすく、初めて経費精算システムを導入する企業でも検討しやすい点が特徴です。
Bill One経費
- 社員による経費の立替払いをなくせるBill Oneビジネスカード
- 領収書の受け取りから承認・仕訳・保管まで全てオンラインで完結
- 作業の自動化による業務効率化で企業全体の生産性が向上
Sansan株式会社が提供する「Bill One経費」は、請求書管理と経費精算を効率化するクラウドサービスです。 経理部門の入力作業負担軽減を目的に検討されるケースが多く、バックオフィス全体の効率化を重視する企業に向いています。
費用だけでなく全体のコストで判断
経費精算システムは、単純な価格比較だけでなく、業務削減効果や運用負担も含めて検討することが重要です。 安価でも運用が複雑では、十分な効果を得られない場合があります。
一方、運用がスムーズなツールを利用すると、手作業による入力や確認作業が減り、経理担当者の工数削減につながります。 結果として、利用料の抑制よりも大きな人件費やミス対応コストの抑制が期待できます。
まとめ
経費精算システムの導入費用は、クラウド型であれば初期費用を抑えつつ、月額数千円から始められるケースが一般的です。 一方、オンプレミス型は初期費用が高くなるものの、自社要件にあわせた構築が可能です。 自社の規模や業務量、必要な機能を整理したうえで、複数製品を比較検討することが重要です。 ITトレンドでは、複数の経費精算システム資料をまとめて請求できますので、導入検討の第一歩として活用してみてください。
