【最新ランキング】文書管理システム比較23選！企業・自治体におすすめの製品を紹介

文書管理システムとは

文書管理システムとは、社内の書類を電子化し、文書の作成・編集・保管・検索・共有・廃棄までを一元管理するシステムのことです。「DMS（Document Management System）」または「ドキュメント管理システム」と呼ばれることもあります。

セキュリティ機能なども搭載し、文書管理業務の効率化とコンプライアンス強化を実現します。

文書管理システムの必要性

現代のビジネス環境においては、ペーパーレス化や電子帳簿保存法への対応が必須となり、文書管理システムの必要性が高まっています。さらに、働き方改革やリモートワークの普及により、場所を問わず必要な文書にアクセスできる柔軟性が求められています。

今後ますます文書管理システムの需要は高まっていくでしょう。以下の記事では文書管理システムの市場規模やシェアについて解説しています。

文書管理システムのメリット

文書管理システムの導入メリットは、以下の５つが挙げられます。業務効率やセキュリティ面などの観点で解説します。Excelなどの無料ツールではできないポイントを確認してみてください。

文書管理システムの概要やメリット・デメリットについて詳しく知りたい方には、以下の記事もおすすめです。

文書管理システムをお探しの方へ

この記事ではおすすめの文書管理システムを以下４つのタイプに分類しています。「すぐに製品を選定したい」という方はぜひこちらからご覧ください。

• ●おすすめの文書管理システム【社内文書特化（保管・活用）型】
• ●おすすめの文書管理システム【社内文書特化（作成・共有）型】
• ●おすすめの文書管理システム【契約書や国税関係書類特化型】
• ●おすすめの文書管理システム【社外との情報共有型】

なお、自治体向けの製品を探している場合には、以下の見出しを参考にしてください。
●自治体向けの文書管理システム

こんな課題をお持ちの方におすすめです

この記事で紹介している文書管理システムは、以下のようなお悩みや条件をお持ちの企業様から多くお問い合わせをいただいています。ITトレンドで実際に資料請求された方のデータを一部ご紹介します。

• ●従業員数が数百名規模になり、社内の文書を効率的に管理・共有したい
• ●バージョン管理機能を活用して、最新版の文書を常に正しく参照できるようにしたい
• ●全文検索で必要な文書をすぐに探し出し、業務効率を改善したい
• ●文書のサムネイル表示により、直感的に内容を確認できるようにしたい
• ●導入は１年以内を想定しており、今から比較検討を進めたい

「自社の状況に当てはまりそう」と感じた方は、ぜひお気軽に資料をご請求ください。まだ導入を決めていない段階でも、比較のヒントになる情報をまとめています。 また、お急ぎの方や「自社に合うタイプがまだわからない」、という方向けの診断ページもあります。
ITトレンドで過去に文書管理システムを資料請求した方のお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
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【事例】文書管理システムの導入効果

ここでは文書管理システム導入の具体的な効果を解説します。実際の導入事例をもとに、稟議申請や業務改善の参考にしてください。

文書管理システムの効果事例のまとめ表

ITトレンドの製品ページやレビューから数値や業務変化など改善効果をまとめました。詳細は本文をご確認ください。

導入による成果	定量／定性効果	概要とポイント	該当製品
営業資料提供業務の効率化	ランニングコスト約６分の１・工数ゼロ	資料共有を一元化し、営業作業時間を削減。パートナー・顧客への情報提供も迅速化	Fleekdrive
マニュアル管理の統一	印刷工数半日→ゼロ	クラウドでマニュアルを一元管理し常に最新化。紙コスト削減と新人教育効率化を実現	NotePM
申請業務のデジタル化	ミス30％減・処理スピード２倍	３カ月で20業務を自動化。申請プロセスを統合し、担当者のコア業務時間を50％増加	SmartDB
PDF処理の効率化とペーパーレス化	１日10分以上の時短	分割・結合作業をPC上で完結。不要書類を削減し、保管コスト・資源コストも低減	DocuWorks

営業資料提供業務の効率化

導入前は営業担当が個別に資料を提供しており、１件あたり約30分かかるケースもありました。さらに資料が一元化されておらず、最新情報をタイムリーに届けるのが難しい状況でした。

Fleekdriveを導入することで情報共有システムを一元管理化。営業作業の工数はほぼゼロになり、生産性が大幅に向上しました。ランニングコストも約６分の１まで削減され、パートナーや顧客への情報提供がスピーディーになりました。

参考：Fleekdriveとは？価格・機能・使い方を解説｜ITトレンド

マニュアル管理の統一

従来はExcelでマニュアルを作成していたため保存場所や書式がバラバラで、最新の版を探すのに手間がかかる状態でした。新人教育用マニュアルを印刷する際には半日〜１日かかることもありました。

NotePMの導入後はマニュアルをクラウド上で一元管理でき、常に最新の内容を閲覧可能に。紙での印刷が不要になり、教育準備の工数とコストを大幅に削減できました。

参考：マニュアルの簡単統一｜NotePMの口コミ｜ITトレンド

申請業務のデジタル化

紙やExcelで行っていた各種申請業務は、処理遅延やミス、紛失リスクが課題でした。SmartDBを導入し、部門主導で短期間に20以上の業務をデジタル化。申請ミスは30％減少、処理スピードは２倍に向上し、担当者がコア業務に割ける時間も50％増加しました。

ワークフローと文書管理を兼ね備えたシステムのため、「申請／承認」と文書の保管・検索を一元化。申請履歴や関連文書をすぐに参照でき、監査対応や情報共有の効率も大幅に向上します。

参考：SmartDBとは？価格・機能・使い方を解説｜ITトレンド

PDF処理の効率化とペーパーレス化

PDF分割・結合作業が頻繁に発生しており、スキャンや印刷に時間がかかっていました。DocuWorksを導入することでPC上でPDF編集が完結し、１日10分以上の作業時間を削減。

不要な書類の削除や効率的な保管が可能になり、保管コストや資源コストを削減。さらに、環境負荷の低減にも寄与しました。

参考：ペーパーレス化推進・業務効率化に｜DocuWorksの口コミ｜ITトレンド

文書管理システムの４つのタイプ

文書管理システムは、導入目的や管理したい文書によってタイプ分けできます。 それぞれのタイプについて特徴や目的などを詳しく解説します。

社内文書特化（保管・活用）型

報告書や稟議書、議事録などの社内文書を適切に保管し、閲覧や活用を円滑にしたい場合に適した文書管理システムです。

文書の管理や検索に特化しており、文書の版管理や期限管理も容易です。多くのシステムがアクセス権限の設定に対応しており、情報の流出も防ぎます。なかには、申請や承認作業も効率化するワークフロー機能を搭載したツールもあります。

▶おすすめの文書管理システム【社内文書特化（保管・活用）型】

社内文書特化（作成・共有）型

マニュアルやナレッジなどの社内情報を文書として作成・保管し、共有したい場合に適した文書管理システムです。

社内の知的財産を集約し、共有することが第一の目的です。テンプレート機能や画像編集機能など文書作成をアシストするための機能が充実しています。文書を整理・検索する機能も搭載されており、必要な情報やナレッジに素早くアクセスできます。

▶おすすめの文書管理システム【社内文書特化（作成・共有）型】

契約書や国税関係書類特化型

契約書をはじめ、請求書や見積書、領収書など国税関係書類に該当する帳票を、電子帳簿保存法に則って保存したい場合に適した文書管理システムです。

このタイプが取り扱う文書は契約書や帳票類に限定されます。電子帳簿保存法の保存要件を満たす検索性や、認定タイムスタンプ機能などを備えているのが特徴です。スキャナ保存に対応した製品もあれば、電子取引データの保存に特化した製品もあります。

▶おすすめの文書管理システム【契約書や国税関係書類特化型】

社外との情報共有型

社内利用を目的とした文書管理だけでなく、社外との文書やファイル共有にも有効活用したい場合に適した文書管理システムです。

クラウドストレージで文書を管理し、必要に応じて社外取引先や関係会社にも権限を共有しアクセスやダウンロードを可能にします。大容量動画ファイルの送受信にも有効です。社外との情報共有に用いられるため、特にアクセス権制御やログ管理、ウイルス管理などのセキュリティ対策が求められます。

▶おすすめの文書管理システム【社外との情報共有型】

また、文書管理システムはタイプ別だけではなく、比較的安価で導入可能なクラウド型文書管理システムから見てみることもおすすめします。以下の記事も参考にしてください。

文書管理システムの比較ポイント・選び方

目的や用途にあわせ、より効果の高い文書管理システムを導入するために、以下ポイントに注目し製品を選定しましょう。

文書の検索性・視認性

膨大な文書のなかから目的の文書を素早く見つけるためには、検索性の高さが重要です。文書管理システムに搭載されている主な検索機能は以下のとおりです。

シチュエーションに応じてさまざまな検索に対応可能なシステムのほうが、利便性が高く効率もよいでしょう。また検索結果をサムネイル表示する機能があると、プレビューで確認できるため、目的の文書かどうかを一つずつ開く手間を省けます。

情報漏えい防止のためのセキュリティ対策

文書管理システムでは社内の機密文書を管理することもあります。不正アクセスや情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ対策は万全でなければなりません。文書に対して、グループ、ユーザー単位でのアクセス制御や、アクセス履歴を取得できる機能が望ましいでしょう。

なかにはPDFの流出・改ざんを防ぐために、ダウンロードや印刷を禁止したり、透かし文字（例、社外秘・ユーザーID）を入れたりする機能を搭載した製品もあります。

電子帳簿保存法への対応

特に帳票類の文書管理をするときに忘れてはならないのが、電子帳簿保存法への対応です。電子取引でやり取りした書類は電子データでの保存が義務化されたため、保存要件に則った管理が求められます。

例えば、訂正履歴を削除できない、もしくは訂正履歴の記録が残せる機能やタイムスタンプなどの機能が必要です。電子帳簿保存法への対応を確実に行いたい場合は、「JIIMA認証」を取得しているシステムを選ぶと安心です。

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

ISO文書管理への対応

ISO9001認証取得を検討する企業であれば、ISO文書管理の要求事項を満たせる製品を選ぶ必要があります。例えば、原本・バージョン管理機能、承認ワークフロー機能などが必要になるほか、高度なセキュリティ対策も求められるでしょう。ISOの要求事項について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

選び方のポイントを押さえたら、次は実際にどの製品が検討されているかを確認してみましょう。
▼今月よく見られている文書管理システムを一覧で比較できます。

【ランキング比較表】おすすめの文書管理システム

ITトレンド年間ランキング2024「文書管理システム」より、ユーザーから特に支持を集めた人気製品を紹介します。

• ●MyQuick【GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減】
• ●楽々Document Plus【契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応】
• ●invoiceAgent【電子帳簿保存法・インボイス制度に対応】

また、文書管理システムのおすすめ製品を一覧にまとめました。ランキング上位の製品を比較表の左から順に紹介しているため、導入検討中の方にも人気傾向が一目でわかります。

また、この記事で紹介している主要な製品を細かく調査して見えてきた、文書管理システムの特徴や傾向を以下にまとめています。製品の比較検討にお役立てください。

• ●およそ半数の製品が電子帳簿保存法に対応可能。
• ●ワークフロー機能を搭載した製品は限られている。
• ●多くの製品がアクセス権限の細かい設定やログ管理に対応している。
• ●半数以上の製品でサムネイル表示が可能。

▶おすすめの文書管理システム【社内文書特化（保管・活用）型】

まずは、社内文書の保管や閲覧・検索に適したベーシックな文書管理システムを紹介します。

※レビュー評価は2025年４月22日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

ASTRUX2.0

株式会社デジタルマトリックスが提供する「ASTRUX2.0」は、直感的なUIと強力な検索機能を備えた文書管理システムです。一般文書や機密文書、ISO文書などさまざまな文書をWebベースで一元管理します。ワークフロー機能も搭載しており、申請・承認の迅速化や業務効率の向上が期待できるでしょう。

▶おすすめの文書管理システム【社内文書特化（作成・共有）型】

社内文書やマニュアルの作成を効率化するとともに、共有もスムーズに行いたい方に適した文書管理システムを紹介します。

※レビュー評価は2025年４月22日時点における実数を表示しています。

マニュアルやナレッジの作成・保管・共有には「ナレッジマネジメントツール」の活用もおすすめです。より多くの製品を検討したい方は以下の記事も参考にしてください。

▶おすすめの文書管理システム【契約書や国税関係書類特化型】

契約書や国税関係書類に特化した文書管理システムをピックアップしました。まずは契約書や帳票類の保管を効率化したい、電子帳簿保存法に対応したいという方におすすめです。

※レビュー評価は2025年４月22日時点における実数を表示しています。

▶おすすめの文書管理システム【社外との情報共有型】

最後に、社内だけでなく取引先や関連会社とも文書をやり取りできるなど、情報共有に強みをもつ文書管理システムの紹介です。

※レビュー評価は2025年４月22日時点における実数を表示しています。

以下の記事ではクラウドストレージを紹介しています。ファイル共有やファイル保存に重きを置きたい場合には、あわせて検討するのもよいでしょう。

自治体向けの文書管理システム

自治体での導入された実績をもつ文書管理システムを紹介します。自治体向けのシステムには、高度な法的対応や多層的なアクセス制御、電子決裁機能などが求められます。

IPKNOWLEDGE 文書管理

富士通株式会社が提供する「IPKNOWLEDGE 文書管理」は、自治体の公文書管理を手助けする文書管理システムです。公文書の発生から廃棄までの流れを一元管理し、公文書管理法に準拠した適正な管理を実現します。

無料の文書管理システム

小規模企業やスタートアップでは、コストを抑えながらドキュメント管理を効率化したいというニーズも多くあります。ここでは、無料で使える文書管理システムの一部を紹介します。

ただし、これらの無料ツールは利用人数や機能に制限があることが多いため、業務利用にあたっては事前に条件を確認しましょう。

●バクラク電子帳簿保存：AI自動読み取り５件、保管書類件数の上限200件

無料プランが用意されている文書管理システムには、クラウド上で手軽に使えるツールや、チームの情報共有をサポートするシンプルな設計の製品も含まれます。また、技術的な知見がある企業や開発部門では、ソースコードが公開された「OSS（オープンソースソフトウェア）」型のドキュメント管理ツールを活用するケースも。

以下の記事では、無料で利用できる文書管理システム・ドキュメント管理ツールを紹介しています。OSS製品も取り上げているので、導入の検討にぜひお役立てください。

文書管理システムに関するよくある質問（FAQ）

文書管理システムに関して多く寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。導入目的や機能の違い、コスト感、活用シーンの整理に役立ててください。

■Q１.文書管理システムを導入すると何ができるのですか？

文書の一元管理や検索性向上、履歴管理、共有の効率化などが可能になります。導入によってどのような業務改善が期待できるかは、▶文書管理システムのメリットをご覧ください。

■Q２.導入コストはどれくらいかかりますか？

文書管理システムの導入コストは、提供形態や導入規模によってさまざまです。クラウド型は初期費用無料・一人あたり月額600円程度から、オンプレミス型は初期費用が数十万円～百万円以上かかる場合もあります。各タイプ別のレビュー表が参考になります。
▶おすすめの文書管理システム【社内文書特化（保管・活用）型】
▶おすすめの文書管理システム【社内文書特化（作成・共有）型】
▶おすすめの文書管理システム【契約書や国税関係書類特化型】
▶おすすめの文書管理システム【社外との情報共有型】

■Q３.文書管理に使えるおすすめアプリはありますか？

スマートフォンやタブレットで利用できるアプリ対応の文書管理システムをお探しの方には、以下の記事がおすすめです。アプリ提供の有無や特徴をふまえて厳選した製品を比較しているので、ぜひご覧ください。▶アプリ対応のおすすめしたい文書管理システム16選徹底比較！

■Q４.紙資料やPDFの閲覧・注釈に特化した文書管理機能もありますか？

はい、あります。PDFや画像ファイルの閲覧や赤入れ、注釈機能に特化した製品もあり、製造・建設業などの現場業務で活用されています。文書のビューワー機能の有無も選定時のポイントです。

まとめ

文書管理システムを導入すれば、文書の保管・検索・共有・履歴管理が効率化され、業務の属人化や情報漏えいリスクを軽減できます。主に以下の４タイプに分かれ、それぞれ用途に応じた特徴があります。

• ●保管・活用型：報告書・稟議書など社内文書の保存・検索に特化。
• ●作成・共有型：マニュアルやナレッジなどの作成と社内共有に最適。
• ●契約書・帳票特化型：電子帳簿保存法対応の文書管理に対応。
• ●情報共有型：社外とのファイル共有や外部連携に活用。

製品選定時には、以下のポイントもチェックしましょう。

• ●文書の検索性・視認性
  全文検索や属性検索、サムネイル表示の有無など。
• ●情報漏えい防止のためのセキュリティ対策
  アクセス制御・履歴管理・透かし・印刷制限など。
• 電子帳簿保存法への対応
  タイムスタンプ機能や訂正履歴の記録、JIIMA認証の有無。
• ●ISO文書管理への対応
  バージョン管理・承認ワークフロー・高セキュリティ設計の有無。

まずは製品資料で各システムの特徴や機能を把握し、自社の導入目的や必要な機能を明確にしたうえで比較検討を進めましょう。製品導入を後回しにするほど、見えないコストや手間は膨らみ続けます。今すぐ製品資料を読んで、業務改善を一歩前へ進めましょう。