ジーエン図面の導入事例【株式会社立成化学工業所 様】

見積業務の属人化と対応停滞

株式会社立成化学工業所では、営業担当者が1名のみという体制のもと、見積依頼や問い合わせ対応がすべて特定の担当者に集中していました。そのため、見積の進捗や内容を把握しているのが一部の社員に限られ、担当者が不在の場合には他の社員が状況を確認できない状態が続いていました。 「営業の担当者が外に出ていると、『あの見積どうなってますか』と聞かれても、誰も分からない状況でした。その場では『帰ってきてから確認します』とお答えするしかなく、お待たせしてしまうことが多かったです。」 また、見積依頼に付随する図面や書類は、紙やPDFで個別に管理。案件ごとの情報が分散し、過去のやり取りや類似案件を探す際には、フォルダを一つずつ確認する必要がありました。検索性の低さと管理負担の大きさも、日常業務の中で顕在化していた課題です。 こうした運用の中では、見積対応の遅れだけでなく、確認漏れが生じるリスクも避けられません。 「見積が通るかどうかは、返答できているかどうかも大きいです。ただ、当時は必ず誰かがチェックする仕組みがなく、抜けが出てしまうこともありました。」 見積業務の属人化と情報共有の不足。これらが重なり、業務効率の低下や顧客対応の停滞につながっていた点が、導入前の大きな課題でした。

自動仕分けと現場で実感した使いやすさ

ジーエン図面の導入にあたって、株式会社立成化学工業所では、見積・問い合わせ対応の属人化を解消できるかどうかを重視して検討を進めました。特に評価されたのが、メール本文や添付された図面・書類をAIが自動で読み取り、案件ごとに仕分け・整理できる点です。 従来は、見積依頼が届くたびにフォルダを作成し、名称を付け、五十音順で分類するといった作業を手作業で行っていました。そのため、書類管理に多くの時間がかかり、担当者以外が内容を把握しづらい状況が続いていました。 「従来は「フォルダ作成 → 名前付け → あ行・か行・さ行…と分類」など、非常に手間のかかる作業を毎回行っていましたが、それらがすべて不要に。取り込んだ瞬間に分類が完了するため、「これは業務効率が大幅に改善する」と強く感じ、導入を決めました。」

属人化解消による受注率向上とペーパーレス化

ジーエン図面の導入により、見積・問い合わせ対応における属人化が解消されました。以前は営業担当者が不在の場合、他の社員が案件状況を把握できず、顧客からの問い合わせに即答できないケースが少なくありませんでした。 「以前は、営業の担当者がいないと『あの見積どうなってますか』と聞かれても、誰も分からなくて『帰ってきてから回答します』という対応になっていました。今はジーエン図面で情報を共有できているので、その場で確認してお答えできるようになっています。」 また、ジーエン図面導入後は、見積依頼に対して必ず誰かが確認する体制を構築。返答漏れの防止につながっています。 「見積が通るかどうかは返答の速さも大事ですが、以前はチェックが抜けてしまうこともありました。今は必ず誰かが確認する仕組みになっているので、問い合わせに対する抜けがなくなり、結果として受注率も上がっています。」 さらに、書類管理のデジタル化も進行しました。図面や見積書をPDFで保存・共有できるようになり、紙への出力が大幅に減少しています。 「以前は紙で保存していて、毎月コピー用紙を注文していましたが、ジーエン図面を入れてからは2ヶ月に1回くらいになりました。紙を取りに行くために部屋の扉を開ける必要もなくなって、業務環境も改善しています。」 業務効率の改善に加え、職場環境の変化も実感されています。 今後についても、同社ではジーエン図面を活用した情報共有をさらに進めていく方針です。 「ペーパーレス化をもっと進めて、誰が見てもすぐに回答できる状態にしたいです。そうすることで、お客様への対応力を高めて、最終的には売上や利益につなげていきたいと考えています。」