ジーエン図面の導入事例【株式会社ウェルディング中野 様】

見積業務の属人化と業務停滞

株式会社ウエルディング中野では、見積業務が特定の担当者に依存しており、その人しか内容を把握していない案件が多いという課題を抱えていました。担当者が休んだ場合には見積作業が止まってしまい、お客様をお待たせするだけでなく、従業員自身も休みを取りにくい状況が生まれていました。 「一般的に言われるところでいうと、属人化ですよね。その人しか分からない案件が多くて、その人がどうしても休んでしまうと、見積自体もちょっと滞ってしまうことがありました。結果的にお客様に迷惑をかけてしまうこともありましたね。」 また、メールや見積データの管理は手作業で行われており、過去案件を探す際にも多くの時間を要するなど、業務全体の非効率さが課題となっていました。

使ってみて「これだ」と確信

ジーエン図面の無料トライアルを実施した際、求めていた機能が揃っており、初日から従業員から「導入してほしい」という声が上がるなど、現場との親和性が高い点が評価されました。 「トライアルをさせていただいて初日ぐらいで、従業員から『これは絶対に入れてほしい』という声がありました。」 メールを転送するだけで自動的に案件名の付与やフォルダ整理まで行われる点が導入の決め手となり、作業負担の削減や生産性向上を具体的にイメージできたことが導入判断の後押しとなりました。 また、実際の業務フローに乗せた形で無料トライアルを試せたことも、安心して導入を決定できた要因の一つです。

見積回答スピードが半減、属人化も解消

ジーエン図面導入後は、従業員一人あたり月約10時間の労働時間削減を実現しました。見積回答のスピードも、従来の約4日から2日以内へ短縮され、案件によっては当日中の対応も可能となっています。 案件情報が全員で共有できるようになったことで、担当外のメンバーでも見積業務を引き取れる体制が整い、業務のボトルネックが解消されました。 「今までだったら、個人にメールが来て、その社員しか分からない、誰がどういう案件を持っているのか分からない状況でした。今はみんなで共有できるようになって、『これは先に見積しておいて』みたいなこともできるようになっています。」 さらに、超類似検索機能により過去の見積データを瞬時に探し出せるようになり、従来フォルダを一つずつ開いて確認していた作業が不要となるなど、業務効率が大幅に向上しています。 「最近あったのが、見積をいただいた案件で『これ、何年か前に似たような製品やったよね』というものがあって、ジーエン図面で類似検索をかけたら、もう一発で出てきました。これまでであれば、フォルダを一個一個開けて探していたら、多分一から見積をし直していたと思います。」