無料で使える受付システム４選！選定の注意点も解説

受付システムとは

受付システムとは、IT技術による受付対応が可能な自動システムです。従来、受付には専任スタッフを配置していましたが、受付システムを導入することで無人化できます。

無人化により人材コストは低減し、ITシステムならではの正確性によって、ヒューマンエラーの回避や業務の効率化にもつながるでしょう。また、受付システムには、主に「タブレット型」「ロボット型」「遠隔操作型」があり、いずれも非接触で対応できます。

そのほか、受付機器のカメラと連動させることで、不審な来訪者を認識した場合は自動的に通報できるシステムもあります。このようなセキュリティ面の強化も、受付システムを導入するメリットのひとつです。

詳しいメリットは以下の記事でも紹介しているので、参考にしてください。

無料で使える受付システムのメリット・デメリット

無料で利用できる受付システムは、コストを抑えて導入できる点が魅力ですが、一方で機能やサポートに制限がある場合もあります。導入後のミスマッチを防ぐためにも、メリット・デメリットの両面を理解しておきましょう。

無料受付システムのメリット

受付システムを無料で導入・試用することには、コスト面以外にも多くの利点があります。自社の運用に適しているかを見極めるうえで、特に注目すべきメリットは以下の３点です。

■初期費用・運用コストを抑えられる

無料プランや無料トライアルを利用することで、初期費用や月額費用をかけずに受付システムを導入できます。特に小規模企業やスタートアップにとっては、コストを最小限に抑えながら受付業務の効率化を実現できる点が大きなメリットです。

■導入前に使用感を確認できる

無料トライアルを活用すれば、実際の業務環境で操作性や機能性を確認できます。自社スタッフの使いやすさや来訪者の反応、既存の通知ツールとの親和性などを事前に把握できるため、本格導入の判断材料として役立ちます。

■受付業務の効率化・無人化が可能

無料であっても、来訪通知や受付対応といった基本機能は利用できる場合が多く、受付業務の無人化・省人化を実現できます。電話対応や取り次ぎの手間を削減し、本来注力すべき業務にリソースを割くことが可能になります。

無料受付システムのデメリット

コストを抑えられる一方で、無料プランやトライアルにはいくつかの制約が存在します。導入後に「期待していた運用ができない」といった事態を防ぐため、以下のデメリットをあらかじめ把握しておきましょう。

■利用できる機能に制限がある

無料プランでは、利用できる機能が基本的なものに限られることが一般的です。会議室予約や詳細なデータ分析、高度な外部ツール連携といった利便性を高める機能は、有料プランでのみ提供されている場合があります。

■利用人数や端末数に上限がある

登録できる従業員数や設置可能な端末数、月間の来訪者対応件数などに制限が設けられていることもあります。企業規模が大きい場合や来訪者が頻繁に訪れる拠点では、無料プランの枠内では対応しきれない可能性があるため注意が必要です。

■サポート体制が限定的な場合がある

無料プランでは、電話サポートが対象外であったり、問い合わせへの回答に時間がかかったりと、サポート範囲が制限されるケースがあります。万が一のシステムダウンやトラブル発生時に迅速な対応が受けられない運用リスクを考慮しておく必要があります。

■長期利用にはコストが発生する可能性がある

無料トライアルの場合、一定期間を過ぎると自動的に有料プランへ移行する仕組みの製品もあります。また、事業の成長に伴う機能追加や利用拡大により、結果として有料プランへの切り替えが必要になることもあるため、中長期的なコストシミュレーションが重要です。

無料の受付システムの選定ポイント・注意点

受付システムのなかには、基本料金やトライアルなどが一部無料で利用できる製品もあり、比較段階でのコストを抑える方法としては有効です。

しかし、無料で利用できる機能やサポートには上限があることも考慮しておきましょう。自社の受付環境や来訪者の傾向によっては、有料製品も含め広い範囲から検討することをおすすめします。

無料の受付システムを選ぶときは、主に以下の４つを確認しましょう。

機能性を確認する

受付システムには、来訪者対応やアポイント管理、来訪者情報管理などの基本機能のほか、データ分析や企業ブランディングのためのカスタマイズ機能などが搭載されている製品もあります。

しかし、無料プランでは基本機能や一部機能の利用に限られる場合が多く、利用できる従業員や端末、来訪者の数に上限が設けられていることもあります。そのため、利用したい機能が無料プランで試せるか、利用数は適しているかなどを確認しましょう。

無料の利用期間に制限がないかを確認する

無料で利用できる受付システムのなかには、利用機能には制限がないものの、利用期間に制限がある製品もあります。

多くの場合、無料トライアルの一定期間を過ぎると有料プランへ移行する仕組みです。トライアル終了時に有料プランへ移行するか否か選べるもの、自動的に移行するものなど、製品によって違いがある点にも注意しましょう。

他システムとの連携性を確認する

自社で主に利用しているコミュニケーションツールやカレンダーツール、CRMシステムなどと連携できるかも確認しましょう。有料プランでは連携に対応している製品でも、無料プランの範囲では連携できるツールが制限される場合もあります。

受付システムの「来訪を担当者に通知する」基本機能においても、メールやチャットツールとの連携性は非常に重要です。

サービス提供事業者の信頼性を確認する

受付システムの機能上、利用開始とともに膨大な来訪者情報が収集されます。これは、分析やマーケティングなどにも役立つ貴重なデータベースであり、取り扱いには十分に注意しなければならない個人情報です。

そのため、受付システムを提供する事業者の信頼性も必ず確認しましょう。万が一、事業者側の体制やシステムに脆弱性があった場合、自社でしっかりと留意していても情報漏えいにつながる恐れがあります。

利用約款に記載されている、個人情報管理についての項目などもよく確認するとよいでしょう。

有料製品の導入も選択肢にあるが、「自社に合う製品を診断してから資料請求したい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方におすすめの診断ページもあります。
ITトレンドで過去に受付システムを資料請求した方のお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
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無料トライアルでお試しするのもおすすめ

無料トライアルによるメリットは、比較段階でのコストを抑えられる点です。

また、自社スタッフや来訪者の使いやすさ、既存システムとの連携性など、実際に現場で試すことで見えてくる課題もあります。導入前に使用感やコストバランスなどを判断できるため、無料トライアルがある場合はぜひ活用をご検討ください。

【比較表】無料で使える受付システム（無料トライアル含む）

この記事で紹介する受付システムの無料期間や特徴などを一覧表にまとめました。

※無料期間や提供条件は変更される場合があります。最新情報は各製品ページをご確認ください。

受付システムは製品ごとに機能や対応範囲が大きく異なるため、自社に合うものを比較検討することが重要です。
ITトレンドでは、受付システムの資料を無料で一括請求できます。機能・料金・特徴をまとめて比較できるため、効率的に自社に最適な製品を見つけられます。

無料で使える受付システム（無料トライアル含む）

ここからは、無料で利用できる製品や、無料トライアル期間が設けられている受付システムを紹介します。無料受付システムを選ぶときの注意点とあわせて、こちらもぜひ参考にしてください。

RECEPTIONIST

株式会社RECEPTIONIST

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《RECEPTIONIST》のPOINT

1. 受付のプロが11年間の受付経験を活かし、受付業務をシステム化
2. 日程調整や来客受付、会議室の予約管理までワンストップ
3. 洗練されたデザインで操作画面がわかりやすく、お客様も安心

アイタッチ＋（プラス）

「アイタッチ＋（プラス）」は、iPad・iPhoneと専用アプリケーションによって無人業務を行う受付システムです。クラウドサーバを使用するため、新たに回線工事を行う必要がなく、最短で申し込み翌日からの利用も可能です。「オフィス受付」というアプリケーションをインストールして３週間は、無料トライアルとして「アイタッチ＋（プラス）」の全機能を試せます。

AirWAIT

「AirWAIT」は、iPadとプリンター、専用アプリケーションによって無人業務を行う受付システムです。店頭での行列や待合室の混雑を回避する機能に特化しています。英語・中国語（簡体、繁体）・韓国語といった多言語にも対応しているため、飲食店やホテル、病院での導入実績が豊富です。無料プランでは受付・発券やメール呼出といった基本機能のみ利用可能です。

導入前にチェック！無料受付システムのデモ画面集

こちらでは無料受付システムのデモ画面をまとめてご紹介しています。今回は、レビュー評価の高い製品から上位２製品のデモ画面を比較してみました。「どんな操作ができるのか」「使いやすいのか」を事前に確認し、導入イメージを具体化してみてください。また、さらに詳しく知りたい方は製品によって無料トライアルで実際に体験できるので、各製品ページをご確認ください。

workhub Receptionのデモ画面

「workhub Reception」は、QRコードや予定検索など直感的に操作できる設計で、誰でもスムーズに受付が可能です。カレンダー連携やチェックイン機能も備え、効率的な来訪者管理を実現します。

ラクネコのデモ画面

「ラクネコ」は、名刺読み取りや担当者検索など多彩な機能を備え、来訪者情報をスムーズに登録できます。総合受付や配送業者対応などボタンを自由にカスタマイズでき、幅広いシーンで柔軟に活用可能です。

気になる製品があれば、まずは資料で詳細をチェックしてみてください。以下より、複数製品の資料をまとめて請求できます。

製品を比較して自社のニーズにあったシステムを導入しよう

受付業務を無人化、もしくは省人化することによって、コストの削減や業務効率の向上につながります。受付は企業の顔でもあり、来訪者の印象を左右する大切なセクションです。

無料トライアルも活用し、受付環境や来訪者の特徴や傾向にあわせて適切な受付システムを選びましょう。

以下のボタンから、受付システムの一括資料請求も可能なため、比較検討にお役立てください。